Czy musisz prosić o zgodę w CV?

Wysyłanie CV to pierwszy krok w procesie rekrutacji – to oczywiste. Ale czy musisz prosić kandydata o zgodę na przetwarzanie jego danych, skoro sam wysłał dokument? Odpowiedź brzmi: niekoniecznie – przynajmniej jeśli chodzi o bieżącą rekrutację. Sprawdź, co mówi prawo i jakie są zasady związane z przetwarzaniem danych osobowych w rekrutacji.

Zgoda w CV – kiedy jest wymagana?

Wysyłając CV, kandydat zgadza się na to, aby jego dane zostały wykorzystane w procesie rekrutacyjnym, w którym bierze udział. Zgoda na przetwarzanie danych wynika z samego faktu przesłania dokumentów aplikacyjnych, dlatego nie musisz prosić o dodatkową zgode. Niektórzy w branży mówią, że nie ma całkowicie sensu mówić o zgodzie bo co innego może być podstawą prawną przetwarzania danych - na przykład uzasadniony interes lub wykonanie umowy.

Jednak jest jedno „ale” – musisz poinformować kandydata, jakie dane przetwarzasz, na jakiej podstawie prawnej i jakie ma prawa. To właśnie tu wchodzi w grę klauzula informacyjna.

Klauzula informacyjna – obowiązek informacyjny

Każdy pracodawca lub rekruter musi przedstawić kandydatowi klauzulę informacyjną, czyli dokument, w którym informuje o:

• Administratorze danych (czyli firmie prowadzącej rekrutację),
• Celu przetwarzania danych (np. rekrutacja na stanowisko X),
• Podstawie prawnej przetwarzania (w tym przypadku: art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO),
• Okresie przechowywania danych,
• Prawach kandydata (np. prawo do dostępu do danych, ich poprawienia czy usunięcia),
• Odbiorcach danych (np. jeśli dane będą przekazywane do zewnętrznych podmiotów).

A co z przyszłymi rekrutacjami?

Tutaj zaczyna się rola zgody. Jeśli chcesz przechowywać CV kandydata na potrzeby przyszłych rekrutacji, musisz uzyskać od niego zgodę. Zgoda ta powinna być dobrowolna, świadoma i jednoznaczna – kandydat musi dokładnie wiedzieć, na co się zgadza.

Co więcej, w przypadku przyszłych rekrutacji, zgoda powinna być łatwa do wycofania. Kandydat w każdej chwili ma prawo powiedzieć „stop” i zażądać usunięcia swojego CV z bazy danych firmy.

Przykład klauzuli zgody

Jeśli chcesz zachować CV na przyszłość, warto dodać odpowiednią zgodę do procesu rekrutacyjnego, np.:

"Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w CV na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych prowadzonych przez [nazwa firmy]. Zostałem poinformowany/-a o prawie do wycofania zgody w kazdym momencie."

Taka zgoda jest wymagana i powinna być odpowiednio udokumentowana.

Podsumowanie

• Czy musisz mieć udokumentowaną zgodę na przetwarzanie danych w CV? Nie, jeśli przetwarzasz dane w celu bieżącej rekrutacji. Zgoda wynika z samego faktu wysłania CV.
• Czy musisz mieć zgodę na przyszłe rekrutacje? Tak, w przypadku chęci przechowywania CV w bazie na przyszłe rekrutacje, musisz uzyskać pisemną np. mailową, checkboxem lub na kartce zgodę kandydata.
• Klauzula informacyjna nigdy nie może być pominięta– musisz poinformować kandydata o przetwarzaniu jego danych.

Jeśli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu klauzul lub ogarnięciu rekrutacyjnych kwestii związanych z RODO – jestem tu, żeby pomóc! 😉