Czy skanowanie prawa jazdy pracownika jest legalne? Przepisy, praktyka i pułapki prawne

Skanowanie dokumentów takich jak prawo jazdy to była i wciąż jest całkiem częsta praktyka w firmach. Pracodawcy chcą mieć pewność, że ich pracownicy posiadają odpowiednie kwalifikacje, zwłaszcza w branżach takich jak transport czy logistyka. Jednak czy skanowanie prawa jazdy jest zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych? Odpowiedź nie jest tak oczywista, jak mogłoby się wydawać. W tym artykule przyjrzymy się prawnym i praktycznym aspektom tego zagadnienia, wskazując, jak unikać potencjalnych pułapek.

Dlaczego pracodawcy skanują prawo jazdy pracowników?

Pracodawcy mają różne powody, dla których proszą o skan prawa jazdy:

• Potwierdzenie kwalifikacji: W przypadku zawodów wymagających prowadzenia pojazdów (np. kierowcy, kurierzy) prawo jazdy jest podstawowym dokumentem potwierdzającym zdolność do wykonywania pracy.
• Wymogi ubezpieczeniowe: Ubezpieczyciele mogą wymagać dokumentacji potwierdzającej, że osoby korzystające z pojazdów służbowych posiadają ważne prawo jazdy.
• Weryfikacja tożsamości: W niektórych sektorach, takich jak transport międzynarodowy, pracodawcy chcą upewnić się, że dane pracownika są zgodne z dokumentami.

Chociaż te argumenty wydają się logiczne, skanowanie prawa jazdy wiąże się z istotnymi wyzwaniami związanymi z ochroną danych osobowych.

Jakie dane zawiera prawo jazdy i dlaczego są chronione?

Prawo jazdy zawiera szeroki zakres informacji osobowych:

• Imię i nazwisko.
• Data urodzenia.
• Numer dokumentu oraz data ważności.
• Kategorie pojazdów, które dana osoba może prowadzić.
• Zdjęcie oraz adres (w starszych wersjach dokumentu).

Dane te podlegają ochronie na mocy RODO (Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych), ponieważ są to dane osobowe umożliwiające identyfikację osoby. Co więcej, numer prawa jazdy w połączeniu z innymi danymi może być uznany za szczególnie wrażliwy.

Czy skanowanie prawa jazdy pracownika jest zgodne z prawem?

Co mówi polski organ nadzorczy?

Polski Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) zaleca ostrożność w przetwarzaniu danych zawartych w dokumentach tożsamości. W swoich stanowiskach wskazuje, że przetwarzanie danych musi być zgodne z zasadą minimalizacji. Skanowanie całego dokumentu często prowadzi do zbierania więcej danych, niż jest to konieczne - chodzi tutaj w szczególności o zbieranie wizerunku pracownika które nie jest wykorzystywane w żadnym celu. 

Co mówi branża?

Ze stanowiskiem urzędu należy się w pełni zgodzić. Skanowanie dokumentu nie daje żadnej przewagi dowodowej w stosunku do zwykłego okazania dokumentu.  Pracownik przecież może w każdej chwili stracić uprawnienie do kierowania pojazdem i pracodawca nie ma tego jak zweryfikować. Lepiej jest sporządzać oświadczenie, że uprawnionemu pracownikowi okazano prawo jazdy kierowcy. Jest to minimalistyczne podejście jednocześnie spełniające wymogi prawne.

Podsumowanie

Skanowanie prawa jazdy pracownika w branży jest uznawane za niedozwolone albo przynajmniej wysoce ryzykowne. Dla zachowania  zgodności z przepisami RODO oraz zasadami minimalizacji i przejrzystości zalecane jest zbieranie oświadczeń o okazaniu dokumentu.

Masz pytania dotyczące ochrony danych w pracy? Odwiedź typodrodo.com i dowiedz się więcej, jak chronić swoje dane osobowe w praktyce!