Czy trzeba używać hasła, wysyłając e-maile i pliki do klientów?
Share
Wysyłanie plików i e-maili to codzienność w większości firm. W czasach, gdy bezpieczeństwo danych osobowych i poufnych informacji staje się coraz ważniejsze, wiele osób zastanawia się, czy stosowanie hasła podczas przesyłania dokumentów to konieczność, czy tylko dodatkowy środek ostrożności. Czy RODO wymaga zabezpieczania każdej przesyłki? Czy hasła naprawdę chronią dane? W tym artykule odpowiemy na te pytania, przedstawiając praktyczne porady i najlepsze praktyki.
Dlaczego bezpieczeństwo przesyłania danych jest ważne?
Ochrona poufnych informacji
Każdy dokument wysłany drogą elektroniczną może zawierać dane, które powinny pozostać prywatne. Mogą to być dane osobowe klientów, informacje finansowe czy umowy handlowe. W przypadku nieautoryzowanego dostępu do takich danych firma może narazić się na straty finansowe, utratę reputacji, a nawet kary wynikające z naruszenia przepisów RODO.
Przykład: Przesłanie faktury z danymi klienta na niewłaściwy adres e-mail bez zabezpieczenia może skutkować wyciekiem danych.
Obowiązki wynikające z RODO
RODO (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych) nakłada na firmy obowiązek ochrony danych osobowych. Jednym z kluczowych wymogów jest zapewnienie poufności informacji, co oznacza konieczność stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.
Zasada poufności: Firmy muszą chronić dane osobowe przed nieautoryzowanym dostępem, modyfikacją lub utratą. Wysyłanie niezabezpieczonych e-maili z danymi osobowymi może zostać uznane za naruszenie tej zasady.
Czy zawsze trzeba używać hasła?
Kiedy hasło jest konieczne?
Stosowanie hasła przy wysyłaniu e-maili i plików jest szczególnie ważne w sytuacjach, gdy:
- Pliki zawierają dane osobowe klientów, takie jak nazwiska, adresy, numery PESEL.
- Dokumenty dotyczą informacji wrażliwych, np. medycznych, finansowych czy prawnych.
- Przesyłane dane mają duże znaczenie biznesowe, np. umowy, oferty, analizy.
Przykład: Jeśli przesyłasz raport finansowy klientowi, konieczne jest zabezpieczenie pliku hasłem, aby zapobiec dostępowi osób nieuprawnionych.
Kiedy hasło nie jest wymagane?
Nie wszystkie pliki wymagają zabezpieczenia hasłem. Jeśli przesyłane dokumenty są ogólnodostępne lub nie zawierają danych osobowych, stosowanie hasła może być zbędne.
Przykład: Broszura reklamowa dostępna na stronie internetowej firmy nie wymaga dodatkowego zabezpieczenia, ponieważ jej treść nie jest poufna.
Hasło nie jest konieczne jeżeli stosuje się alternatywne metody bezpieczeństwa np. minimalizuje się zakres danych w wysyłanym dokumencie lub używa się platform do wymiany dokumentów.
Jak skutecznie zabezpieczać e-maile i pliki?
Szyfrowanie wiadomości e-mail
Szyfrowanie to proces kodowania treści e-maila, który pozwala odczytać wiadomość tylko przez zamierzony odbiorca. Dzięki temu nawet jeśli wiadomość zostanie przechwycona, jej treść pozostanie nieczytelna.
Popularne narzędzia szyfrujące:
- Microsoft Outlook – funkcja szyfrowania wbudowana w program.
- Gmail – możliwość dodania dodatków szyfrujących.
- Zewnętrzne aplikacje, takie jak ProtonMail.
Dodawanie hasła do plików
Jednym z najprostszych sposobów zabezpieczenia przesyłanych dokumentów jest dodanie hasła. Wiele programów oferuje taką funkcję:
- Dokumenty Word i Excel: Możesz ustawić hasło w zakładce „Chroń dokument”.
- Archiwizacja plików: Pliki można skompresować do formatu ZIP i zabezpieczyć hasłem.
Zasada: Hasło do pliku należy przesłać innym kanałem, np. SMS-em, aby uniknąć jego przechwycenia. Daje to też dodatkową szanse na zauważenie że coś jest nie tak np. w przypadku phishingu.
Korzystanie z bezpiecznych platform do przesyłania plików
Jeśli wysyłasz większe pliki lub przesyłki wymagające większej ochrony, warto skorzystać z profesjonalnych narzędzi:
- WeTransfer (wersja Pro): Opcja szyfrowania plików i ustawiania hasła.
- Google Drive: Możliwość ograniczenia dostępu tylko do określonych osób.
Podsumowanie – czy zawsze potrzebujesz hasła?
Stosowanie hasła lub innych zabezpieczeń przy wysyłaniu plików i e-maili jest niezbędne w przypadku poufnych i wrażliwych danych. To nie tylko wymóg RODO, ale również sposób na budowanie zaufania klientów i minimalizowanie ryzyka cyberataków. W przypadku dokumentów ogólnodostępnych hasło może nie być konieczne, ale zawsze warto stosować zdrowy rozsądek i dobre praktyki.
„Chcesz dowiedzieć się więcej o ochronie danych osobowych w firmie? Odwiedź typodrodo.com, aby poznać najlepsze praktyki i narzędzia do zabezpieczania informacji w świecie cyfrowym!