Czy ustna lista obecności w szkole jest zgodna z RODO?

Z chwilą gdy weszło w życie RODO, bardzo często po stronie zarówno nauczycieli, jak i rodziców oraz samej administracji szkolnej zaczeły pojawiać się pytania co można i nie można. Chociaż wydaje się, że ustna lista obecności jest niewinna, należy pamiętać, że RODO wymaga od instytucji edukacyjnych szczególnej dbałości o prywatność i ochronę danych osobowych. Sprawdźmy, jakie zasady i ograniczenia obowiązują szkoły, aby zapewnić zgodność z przepisami.

Czym jest RODO i dlaczego dotyczy szkół?

RODO (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych) dotyczy przetwarzania danych osobowych wszystkich obywateli Unii Europejskiej, co obejmuje również uczniów i studentów. Dane osobowe to wszelkie informacje umożliwiające identyfikację osoby, takie jak imię, nazwisko, numer ucznia, czy adres zamieszkania. Przepisy te mają na celu ochronę prywatności, co jest szczególnie ważne w przypadku dzieci i młodzieży.

RODO obliguje placówki edukacyjne do wdrożenia procedur, które zabezpieczają dane uczniów przed nieuprawnionym dostępem i minimalizują ryzyko naruszenia prywatności. Dlatego każda forma przetwarzania danych – w tym wywoływanie uczniów po imieniu – powinna być rozważana pod kątem zgodności z przepisami.

Czy ustna lista obecności to przetwarzanie danych osobowych?

Według RODO przetwarzanie danych obejmuje każdą operację wykonaną na danych osobowych, bez względu na to, czy odbywa się to w formie elektronicznej, czy ustnej. Ustna lista obecności może być uznana za przetwarzanie danych, ponieważ nauczyciel wywołuje imiona uczniów, co stanowi publiczne ujawnienie ich danych osobowych. Warto podkreślić, że nawet jeśli informacje są przekazywane ustnie, obowiązują te same zasady ochrony danych co przy elektronicznym przetwarzaniu.

Czy szkoła potrzebuje zgody na wywoływanie uczniów?

Zgoda na przetwarzanie danych jest jednym z podstawowych wymogów RODO, ale w przypadku instytucji edukacyjnych istnieją pewne wyjątki. Szkoła ma prawo przetwarzać dane osobowe uczniów bez ich zgody, gdy jest to niezbędne do wypełnienia jej obowiązków organizacyjnych lub wynikających z przepisów prawa. Dlatego ustna lista obecności w klasie nie wymaga formalnej zgody uczniów czy ich rodziców, o ile jest stosowana w sposób przemyślany.

RODO przewiduje sytuacje, w których przetwarzanie danych osobowych może być uzasadnione na podstawie tzw. uzasadnionego interesu. W kontekście listy obecności w szkole uzasadnionym interesem jest potrzeba zarządzania obecnością uczniów oraz zapewnienia ich bezpieczeństwa.

Wywoływanie imion a prywatność uczniów

Aby mówić o wycieku danych, inforamcja musi być ujawniona osobom nieupoważnionym którzy tej wiedzy nieposaidali. Uczniowie w klasie znają swoje imiona, dlatego wywoływanie po imieniu nie powoduje dla nich negatywnych skutków. Nawet jeżeli przyjmiemy że jest to pierwszy dzień nowego roku szkolnego i uczniowie wciąz się nie znają, to potencjalne negatywne skutki są dla nich niższe niż korzyści dla nauczyciela i szkoły - zapewnienie efektywnego przebiegu zajęć.

Trzeba jednak zauważyć, że w przypadku uczniów o nietypowych imionach, z powodu ustnej listy mogą pojawić się problemy związane z poczuciem wyobcowania. Dlatego warto zastanowić się, cza się przeprowadzić ten proces w sposób ktory nie będzie dla nich dokuczliwy.

Co zrobić w razie wątpliwości?

Jeżeli nauczyciel lub administracja szkolna mają wątpliwości co do zgodności swoich praktyk z RODO, zawsze warto skonsultować się z osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych w szkole lub specjalistą w zakresie RODO. 

Podsumowanie

Ustna lista obecności może być zgodna z RODO, pod warunkiem że jest stosowana z rozwagą i w sposób minimalizujący przetwarzanie danych osobowych. Odpowiednie praktyki, edukacja kadry oraz jasne zasady wewnętrzne pozwalają szkołom nie tylko przestrzegać przepisów, ale również dbać o prywatność i komfort uczniów.