Ile czasu firma ma na odpowiedź na wycofanie zgody marketingowej?

Odwołanie zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych to prawo każdego użytkownika, wynikające bezpośrednio z RODO. Wielu konsumentów zastanawia się, ile czasu firma ma na odpowiedź na takie żądanie oraz jakie kroki powinna podjąć, aby zapewnić zgodność z przepisami. W tym artykule przyjrzymy się szczegółowo terminom, wymogom oraz praktykom związanym z odwoływaniem zgód marketingowych.

Prawo do odwołania zgody marketingowej

Odwołanie zgody na przetwarzanie danych osobowych to jedno z podstawowych praw, jakie przysługuje każdemu, kto udzielił zgody na przetwarzanie swoich danych w celach marketingowych. Zgodnie z RODO, zgoda na przetwarzanie danych musi być dobrowolna i odwracalna, co oznacza, że w każdym momencie możemy ją cofnąć. Ważne jest, aby firma w przejrzysty sposób informowała użytkownika o możliwości cofnięcia zgody i jasno opisała proces, jak to zrobić.

Czas na reakcję na odwołanie zgody

Wycofanie zgody nie jest tym samym co skorzystanie z praw opisanych w RODO np. prawo do kopii. Wycofanie zgody jest równoznaczne z zabraniem podstawy prawnej do dalszego przetwarzania danych w tym celu a więc należy je zrealizować natychmiast.

Kiedy firma może opóźnić reakcję?

Przy posiadaniu manualnych systemów wiadomo, że natychmiastowe zadziałanie jest często niemożliwe i mogą zdarzyć się błędy. Dlatego nalezy przyjąć że powinno być to zrealizowane w terminie pozwalającym na reakcje spółki. Co to znaczy? Że wnioski złożone po godzinach pracy firmy, mogą być rozpatrzone dopiero następnego dnia gdy pracownik przekaże komunikat do działu marketingu.

Co powinna zrobić firma po otrzymaniu odwołania zgody?

Odwołanie zgody powinno skutkować natychmiastowym zaprzestaniem przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych. W praktyce oznacza to, że firma powinna:

1. Wykreślić dane z list marketingowych – po otrzymaniu żądania, dane klienta powinny zostać usunięte ze wszystkich list, na których były przechowywane w celach marketingowych.

2. Zapewnić, że dane nie są przekazywane dalej – firma musi upewnić się, że dane nie są przekazywane do zewnętrznych partnerów lub podwykonawców, którzy mogą je wykorzystywać do celów marketingowych.

3. Potwierdzić odwołanie zgody – firma powinna poinformować osobę, która odwołała zgodę, że żądanie zostało zrealizowane i jej dane nie są już przetwarzane w celach marketingowych - jest to potrzebne chociażby po to, aby uspokoić klienta.

Praktyki zgodne z RODO – jak zapewnić szybką reakcję?

Firmy, które chcą być zgodne z RODO, powinny wprowadzić konkretne procedury, które ułatwią szybkie przetwarzanie odwołań zgód marketingowych. Oto kilka praktycznych rozwiązań:

• Automatyzacja procesu – warto zainwestować w systemy CRM, które automatycznie zarządzają zgódami i odwołaniami, co pozwala na szybkie przetwarzanie żądań.

• Przeszkolenie personelu – pracownicy powinni być odpowiednio przeszkoleni, aby rozumieć wagę odwołania zgody i wiedzieć, jak postępować w takich sytuacjach.

• Jasna polityka prywatności – dokumenty takie jak polityka prywatności powinny jasno określać, jak klienci mogą odwołać zgodę, oraz jakie są terminy realizacji takich żądań.

Skutki nieodpowiedniego reagowania na odwołanie zgody

Jeśli firma nie zareaguje na odwołanie zgody marketingowej w odpowiednim czasie, może narazić się na poważne konsekwencje prawne. Możliwe sankcje to m.in. wysokie kary finansowe nakładane przez organy nadzorcze, takie jak Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO), a także utrata zaufania ze strony klientów.