Jak długo firma może przechowywać korespondencję mailową z klientem lub potencjalnym klientem?
Share
W teorii sprawa wydaje się prosta – przechowujemy dane tak długo, jak jest to potrzebne, a potem je usuwamy. W praktyce? Większość firm trzyma maile przez lata, bo tak jest wygodniej. Automatyczne usuwanie wiadomości to rzadkość, a ręczne czyszczenie skrzynki... kto ma na to czas?
No właśnie. Czy firmy rzeczywiście usuwają stare maile, czy raczej trzymają je latami? Czy można się domagać ich skasowania? I co mówi na ten temat RODO? Sprawdźmy.
Jak długo firma powinna przechowywać e-maile?
Zgodnie z RODO, firma może trzymać dane tylko tak długo, jak jest to uzasadnione celem przetwarzania. Co to oznacza w praktyce?
✅ Jeśli podpisaliście umowę – e-maile mogą być przechowywane w celach archiwalnych lub dowodowych.
✅ Jeśli rozmowa dotyczyła oferty, ale nie doszło do współpracy – wiadomości powinny być skasowane, gdy kontakt się urwie, np. po miesiącu bez odpowiedzi.
✅ Jeśli korespondencja była luźna i nie dotyczyła biznesu – najlepiej usunąć ją od razu po zakończeniu rozmowy.
W teorii brzmi to sensownie, ale...
A jak to wygląda w rzeczywistości?
Większość firm trzyma e-maile latami. Powody?
🟠 Brak automatyzacji – systemy pocztowe nie mają domyślnie ustawionego limitu przechowywania wiadomości. Trudno jest tworzyć własne zasady retencji i oznaczania konrketnych maili zgodnie z ustalonymi regułami.
🟠 Strach przed przypadkowym usunięciem czegoś ważnego – lepiej zostawić wszystko na wszelki wypadek.
🟠 E-maile to "mało wrażliwe" dane – firmy skupiają się na dokumentach, bazach danych, a nie na wiadomościach w skrzynkach pracowników.
Przeciętna firma przechowuje wiadomości minimum 2-3 lata, a niektóre nie usuwają ich wcale.
Czy możesz domagać się usunięcia swoich wiadomości?
Tak! Masz do tego prawo na podstawie RODO (prawo do bycia zapomnianym, art. 17).
Jak to zrobić?
📌 Złóż wniosek o usunięcie swoich danych – najlepiej mailowo, powołując się na RODO.
📌 Firma ma miesiąc na odpowiedź – musi potwierdzić, że wiadomości zostały usunięte lub podać powód odmowy.
📌 Jeśli firma nie reaguje – możesz zgłosić sprawę do UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych), który może wymusić usunięcie danych.
Czy firmy faktycznie usuwają e-maile na żądanie? Jeśli dostaną oficjalne zgłoszenie, to raczej tak – zwłaszcza jeśli nie mają podstaw, by je przechowywać.
Czy firmy powinny lepiej zarządzać e-mailami?
Zdecydowanie tak, ale... dla większości firm to nie jest priorytet.
Czy powinny coś z tym zrobić? Oczywiście! Możliwe rozwiązania to:
✅ Systemy automatycznego usuwania wiadomości po określonym czasie.
✅ Szkolenia dla pracowników o tym, kiedy należy usuwać dane.
✅ Ręczne przeglądanie i usuwanie maili – nie wszystko trzeba trzymać latami.
Jednak dopóki nie pojawią się duże kary za przechowywanie wiadomości zbyt długo, większość firm po prostu nie będzie się tym przejmować.
Podsumowanie
🔸 Jak długo firma powinna trzymać e-maile? W teorii tylko tak długo, jak jest to uzasadnione celem przetwarzania. W praktyce – często 2-3 lata albo i dłużej.
🔸 Czy możesz zażądać usunięcia swoich wiadomości? Tak! Wystarczy powołać się na prawo do bycia zapomnianym w RODO.
🔸 Czy firmy rzeczywiście usuwają e-maile? Jeśli ktoś oficjalnie się tego domaga, to tak. W innych przypadkach – raczej nie.
🔸 Czy firmy powinny się tym przejmować? Powinny, ale dopóki nikt nie wlepia za to kar, raczej nic się nie zmieni.
👉 A Ty, ile masz niepotrzebnych e-maili w swojej skrzynce? 😏