Jak długo przechowywać dokumenty rekrutacyjne? Terminy zgodne z RODO
Share
Jak długo przechowywać dokumenty rekrutacyjne?
1. Przechowywanie CV „do zakończenia rekrutacji”
Przechowywanie dokumentów rekrutacyjnych, takich jak CV czy listy motywacyjne, „do zakończenia rekrutacji” to najbardziej podstawowy sposób na zarządzanie dokumentacją kandydatów. Niemniej jednak warto zdefiniować, co dokładnie oznacza „koniec rekrutacji”:
- Moment zatrudnienia: Najczęściej oznacza moment, w którym firma zatrudniła odpowiedniego kandydata i zamknęła proces rekrutacyjny. W takiej sytuacji dokumenty pozostałych kandydatów są niszczone.
- Koniec okresu próbnego: Alternatywnie, niektóre firmy decydują się na przedłużenie terminu przechowywania dokumentów do zakończenia okresu próbnego wybranego kandydata. Taka praktyka pozwala firmie na ewentualny kontakt z innymi kandydatami w razie, gdyby wybrany kandydat nie był zadowalający.
Oba podejścia są stosowane i uznawane za zgodne z przepisami, jednak warto z góry określić, który moment wybieramy, i komunikować to kandydatom..
2. Przechowywanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji
Kolejnym często stosowanym rozwiązaniem jest przechowywanie dokumentów kandydatów na potrzeby przyszłych rekrutacji. Aby przechowywać CV i inne dane po zakończeniu rekrutacji, niezbędne jest uzyskanie możliwej do udowodnienia zgody kandydata.
- Okres przechowywania: Zgoda kandydata pozwala na przechowywanie dokumentów zazwyczaj przez okres 1-2 lat. Większość firm decyduje się na roczny okres, aby minimalizować ryzyko przechowywania przestarzałych danych.
- Odnawianie zgody: Po upływie tego okresu firma może skontaktować się z kandydatem i zapytać o odnowienie zgody, aby dane mogły być nadal przetrzymywane w kontekście przyszłych rekrutacji.
3. Przechowywanie dokumentów w celu ochrony przed roszczeniami
Czasami przechowywanie dokumentów może być uzasadnione ochroną przed potencjalnymi roszczeniami, np. w przypadku możliwych oskarżeń o dyskryminację w procesie rekrutacji.
- Przykład zastosowania: Jeśli istnieje ryzyko, że kandydat mógłby zgłosić roszczenia, firma może przechowywać dane przez dłuższy okres, aby zapewnić sobie ochronę.
- Ostrożne stosowanie: Ta podstawa powinna być używana ostrożnie i jedynie w sytuacjach, gdzie ryzyko roszczeń jest realne. Przechowywanie danych w takim celu może być akceptowalne w krótkim okresie, ale nie powinno być traktowane jako standardowa praktyka.
Podsumowanie
Przechowywanie dokumentów rekrutacyjnych to ważny element dla zachowania zgodności z RODO. Trzymanie się ustalonych terminów – zakończenie rekrutacji, zgoda na przyszłe rekrutacje oraz ochrona przed roszczeniami – pozwala na efektywne zarządzanie dokumentacją i minimalizuje ryzyko związane z niepotrzebnym przechowywaniem danych osobowych.