Jak poinformować analfabetę o przetwarzaniu danych osobowych?

Natchnięty pytaniem do ostatniego artykułu o wiedźminach postanowiłem rozwinąć swoją wypowiedź, bo może i pytanie wydaje się zabawne, ale w prawdziwym życiu faktycznie zdarzają się problemy dotyczące komunikowania materii ochrony danych osobowych osobom które spotykają różnego rodzaju bariery - zdrowotne lub językowe. Pamiętajmy że każda osoba, niezależnie od poziomu wykształcenia i zdrowia ma prawo wiedzieć, co dzieje się z jej danymi. Przepisy RODO nakładają na administratorów obowiązek informowania każdego,  o przetwarzaniu danych osobowych. Ale jak to zrobić, by informacja była zrozumiała i skuteczna? Oto kilka praktycznych wskazówek, które pomogą w komunikacji z osobami, które nie potrafią czytać.

Dlaczego informowanie analfabetów jest ważne?

Obowiązki wynikające z RODO

Zgodnie z przepisami RODO, każda osoba ma prawo być poinformowana o tym, w jaki sposób przetwarzane są jej dane. Obowiązek ten nie dotyczy jedynie osób potrafiących czytać i pisać, ale obejmuje wszystkich bez wyjątku. Analfabeci, choć nie mogą przeczytać formularzy i informacji na piśmie będących standardem rynkowym, nadal mają prawo wiedzieć, jakie dane są zbierane, dlaczego oraz jak będą przetwarzane.

Równe traktowanie

Wszystkie osoby, niezależnie od umiejętności czytania, mają prawo do równego traktowania, a obowiązek informacyjny jest ważnym elementem tego równego traktowania. Bez odpowiedniego wsparcia, analfabeci mogliby być pozbawieni prawa do ochrony prywatności, co stanowiłoby naruszenie ich praw.

Jakie informacje muszą zostać przekazane?

W przypadku informowania analfabetów, należy dostosować przekaz do ich możliwości zrozumienia.Informacje, które należy przekazać to między innymi:

• Tożsamość administratora danych – Kto przetwarza dane osobowe i jak się z nim skontaktować?

• Podstawa prawna przetwarzania danych – Dlaczego dane są zbierane i na jakiej podstawie?

• Prawa osoby, której dane dotyczą – Jakie prawa przysługują osobie, której dane są przetwarzane, w tym prawo dostępu, poprawienia czy usunięcia danych.

Metody komunikacji z analfabetami

Komunikacja ustna

Najlepszym sposobem komunikacji z osobą, która nie potrafi czytać, jest rozmowa ustna. Ważne, aby administrator lub osoba odpowiedzialna za przetwarzanie danych wytłumaczyła wszystkie kluczowe kwestie w prosty i zrozumiały sposób. Spotkania indywidualne pozwalają na bezpośredni kontakt, a także dają możliwość zadawania pytań przez osobę, która chce dowiedzieć się więcej. Większość prawników zapyta o problem braku dowodu na zrealizowanie obowiązku przy stosowaniu takiej metody. Owszem jest to potencjalne ryzyko, ale musimy radzić sobie metodami na które nas stać i jesteśmy w stanie wykonać. Prawidłowo skonstruowana procedura informowania analfabetów też jest ważnym dowodem do wykazania zgodności i rozliczalności.

Ilustracje i infografiki

Kolejnym skutecznym sposobem informowania analfabetów jest wykorzystanie obrazów. Infografiki, piktogramy czy proste ilustracje mogą pomóc w zrozumieniu najważniejszych kwestii. Na przykład, można narysować symbol klucza, aby oznaczyć bezpieczeństwo danych, albo użyć obrazka przedstawiającego osobę składającą podpis, aby symbolizować zgodę na przetwarzanie danych.

Przykłady z życia codziennego

Opowiadanie prostych historii i przykładów z codziennego życia może być skutecznym narzędziem do przekazania informacji o przetwarzaniu danych. Na przykład, można porównać przetwarzanie danych do transakcji na targu: „Gdy kupujesz warzywa, podajesz sprzedawcy informację o tym, co chcesz kupić, a on na tej podstawie ci to daje”.

Praktyczne porady w komunikacji z analfabetami

Nastawienie na zrozumienie, nie tylko przekazanie informacji

Podczas rozmowy z analfabetą ważne jest, aby upewnić się, że osoba ta zrozumiała, co się dzieje z jej danymi. Zamiast jedynie przekazywać informacje, warto zadawać pytania, które pomogą upewnić się, że odbiorca zrozumiał przekaz. Na przykład: „Czy rozumiesz, dlaczego potrzebujemy tych informacji?” lub „Czy mogę coś jeszcze wytłumaczyć?”.

Unikanie skomplikowanego języka Używanie prostego języka jest kluczowe w komunikacji z analfabetami. Trzeba unikać trudnych terminów, które mogą być dla odbiorcy niejasne, a zamiast tego używać prostych słów i zdań. Na przykład, zamiast mówić „administrator danych osobowych”, można powiedzieć „osoba lub firma, która posiada informacje o tobie”.

Stosowanie materiałów wideo Materiały wideo mogą być doskonałym sposobem informowania analfabetów o przetwarzaniu danych osobowych. Wideo, w którym osoba tłumaczy krok po kroku, co się dzieje z danymi, może być bardziej przystępne i zrozumiałe niż zwykły tekst. Ważne jest, aby takie materiały były proste, klarowne i dostępne w różnych językach.

Realne problemy z informowaniem cudzoziemców i osób z niepełnosprawnościami

Próbowanie wyjaśnienia trudnych zagadnień ochrony danych osobowych analfabecie brzmi bardziej jak anegdota i czysta teoria niż możliwe do zmaterializowania ryzyko, ale na rynku istnieje wiele osób które przeżywają podobny poziom dyskryminacji czy strachu z powodów utrudnień i barier w komunikacji, nie mozemy o nich zapominać, co niestety jest częstym zjawiskiem na rynku.

Problemy z informowaniem cudzoziemców

W rzeczywistości zdarza się, że firmy mają problemy z informowaniem cudzoziemców, którzy nie znają języka polskiego. W takich sytuacjach niektóre organizacje stawiają na profesjonalne tłumaczenia i dostosowanie komunikacji do potencjalnych odbiorców. Wiedzę o istnieniu cudzoziemców pozyskują z faktu że działają na zagranicznych rynkach lub z analizy danych.

Problemy osób z niepełnosprawnościami

Osoby z niepełnosprawnościami często są dyskryminowane, ponieważ wiele stron internetowych oraz usług nie jest dostosowanych do ich potrzeb. W czerwcu wejdą w życie nowe przepisy, które zmuszą firmy z sektora prywatnego, takie jak banki, do dostosowania swoich serwisów dla osób z niepełnosprawnościami. Dzięki temu firmy będą musiały poprawić jakość komunikacji i dostosować swoje usługi dla wszystkich obywateli. To może być bodziec który przekona inne firmy z sektora prywatnego, że lepiej nie odstawać od coraz bardziej wyśrubowanych standardów rynkowych.

Problemy informowania nieletnich

Coraz częściej mówi się także o powszechnym dostępie i korzystaniu z usług internetowych przez dzieci. Dzieci nie są w pełni świadome zagrozeń związanych z korzystaniem z sieci oraz co firmy mogą robić z ich danymi. Pamiętajmy że i w tym obszarze musimy spełnić obowiązek informacyjny i trochę pogłówkować w jaki sposób można to zrealizować.

Podsumowanie: Jak efektywnie informować analfabetów o przetwarzaniu danych?

Informowanie o przetwarzaniu danych osobowych może być wyzwaniem, ale jest to konieczność wynikająca z przepisów RODO. Warto zastosować różnorodne metody komunikacji, takie jak rozmowa ustna, ilustracje, proste historie, a także dostosowane materiały wideo. Kluczem jest upewnienie się, że każda osoba, niezależnie od poziomu wykształcenia, wieku czy zdrowia ma pełną świadomość tego, co dzieje się z jej danymi i jakie ma prawa.