Jak zarządzać danymi nieustrukturyzowanymi i dlaczego ma to znaczenie dla zgodności z RODO?

Dane nieustrukturyzowane to wyzwanie, z którym zmaga się wiele firm, zwłaszcza w kontekście przepisów RODO. W dobie wzrastającej ilości informacji cyfrowych, odpowiednie zarządzanie danymi osobowymi jest ważne aby uniknąc wysokich kar. W artykule omówię jak skutecznie zarządzać danymi nieustrukturyzowanymi, dlaczego jest to ważne z punktu widzenia ochrony danych osobowych oraz jakie narzędzia i strategie można wykorzystać, aby utrzymać porządek w firmie i uniknąć potencjalnych kar finansowych.

Czym są dane nieustrukturyzowane?

Dane nieustrukturyzowane to wszystkie informacje, które nie mają jasno określonej struktury, nie są zapisane w bazach danych i nie są łatwo dostępne za pomocą tradycyjnych narzędzi analitycznych. Przykłady danych nieustrukturyzowanych to:

• E-maile
• Dokumenty tekstowe (np. pliki Word)
• Pliki PDF
• Obrazy, nagrania wideo, nagrania audio
• Wiadomości czatowe
• Notatki i pliki na dyskach firmowych

Dlaczego są one wyzwaniem? Przede wszystkim dlatego, że są trudniejsze do śledzenia, monitorowania i zabezpieczania w porównaniu do danych strukturyzowanych, które są przechowywane w bazach danych. Brak odpowiednich narzędzi lub praktyk do zarządzania danymi nieustrukturyzowanymi może prowadzić do naruszeń przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w tym RODO. 

Dlaczego zarządzanie danymi nieustrukturyzowanymi jest ważne dla zgodności z RODO?

Zgodnie z przepisami RODO, każdy administrator danych jest odpowiedzialny za wszystkie procesy przetwarzania danych osobowych, niezależnie od tego, w jakiej formie te dane są przetwarzane. Oznacza to, że dane nieustrukturyzowane, takie jak e-maile, również muszą być objęte odpowiednimi zabezpieczeniami.

Odpowiedzialność administratora

Każda firma, która przetwarza dane osobowe, jest zobowiązana do zapewnienia, że dane te są bezpieczne, dostępne na żądanie podmiotów danych oraz odpowiednio zarządzane. Dane nieustrukturyzowane często zawierają istotne informacje, takie jak dane osobowe klientów, pracowników czy kontrahentów. Nieodpowiednie zarządzanie tymi danymi może prowadzić do niezamierzonych wycieków informacji, co w konsekwencji może narazić firmę na odpowiedzialność prawną.

Drugim istotnym problemem który wraz z czasem istnienia firmy nabiera na znaczeniu to utrudnienia w przestrzeganiu zasad retencji. Jeśli nie wiemy gdzie znajdują się dane naszych klientów to nie możemy zapewnić ich sprawnego usuniećia po ustaniu terminu przydatności. Spowoduje to, że będziemy trzymać dane pomimo obiecania podmiotom danych że je usuneliśmy, lub przynajmniej poświęcenie znacznej ilości czasu na ich znalezienie.

Trzecim aspektem który może być ważny dla firm to utrudnienia w realizacji żądań podmiotów danych. Podmiotom przysługuje prawo do uzyskania kopii danych. Jeżeli nie wiemy jakie dane i gdzie je trzymamy, to istnieje ryzyko że nieprawidłowo spełnimy żądanie klienta.

Narzędzia do zarządzania danymi nieustrukturyzowanymi

Jednym z rozwiązań problemu zarządzania danymi nieustrukturyzowanymi są specjalistyczne narzędzia do odkrywania danych (ang. data discovery tools). Narzędzia te przeszukują różne systemy i pliki w firmie, aby wykrywać dane osobowe i pozwalają na ich odpowiednie zabezpieczenie. Choć są one niezwykle skuteczne, mogą być również kosztowne, co sprawia, że nie każda firma jest w stanie je wdrożyć.

Przykłady narzędzi:

1. Systemy do zarządzania dokumentami (DMS): Ułatwiają organizację i dostęp do dokumentów nieustrukturyzowanych.
2. Oprogramowanie do zarządzania treścią (CMS): Pomaga w zarządzaniu treściami, które mogą zawierać dane osobowe.
3. Automatyczne systemy klasyfikacji danych: Narzędzia te pomagają w automatycznym identyfikowaniu, oznaczaniu i organizowaniu danych, które mogą być trudne do zarządzania.

Edukacja i świadomość pracowników

Narzędzia do odkrywania danych  są niestety bardzo drogie, wiele firm stara się szukać tanszych rozwiązań. Najtańszym sposobem jzarządzania danymi nieustrukturyzowanymi jest edukacja pracowników. Regularne szkolenia na temat przetwarzania danych osobowych z naciskiem na usuwanie/przenoszenie do wlasciwych miejsc danych i dokumentów jest niezbędne, aby pracownicy byli świadomi, jak chronić dane oraz jak unikać tworzenia niekontrolowanych, nieustrukturyzowanych zasobów danych. Takie rozwiązanie w większosci firm wymaga jednak poświęcenia znacznej ilości czasu oraz często spotyka sie z oporem kadry menedżerskiej dlatego ważne jest posiadanie wsparcia od samej "góry".

Kluczowe kroki:

• Szkolenia z ochrony danych osobowych: Regularne edukowanie pracowników na temat praktyk zgodnych z RODO.
• Polityki firmowe: Tworzenie i wdrażanie polityk zarządzania danymi, które ułatwią pracownikom odpowiednie postępowanie z danymi nieustrukturyzowanymi.
• Podnoszenie świadomości: Stała komunikacja wewnętrzna na temat bezpieczeństwa danych.

Audyty i blokowanie tworzenia danych nieustrukturyzowanych

Regularne audyty danych pomagają w identyfikacji i monitorowaniu danych nieustrukturyzowanych. Audyty te umożliwiają firmom ocenę, jakie dane są przetwarzane i gdzie się znajdują. Na tej podstawie można wdrożyć odpowiednie procedury i narzędzia zarządzania.

Blokowanie możliwości tworzenia danych nieustrukturyzowanych

Jednym ze sposobów na ograniczenie ryzyka jest blokowanie możliwości tworzenia danych nieustrukturyzowanych. Można to osiągnąć poprzez:

• Blokowanie nieautoryzowanego zapisywania plików: Ograniczenie możliwości tworzenia plików na urządzeniach firmowych.
• Zachęcanie do korzystania z ustrukturyzowanych narzędzi: Wprowadzenie narzędzi, które umożliwiają efektywne zarządzanie danymi, np. formularze online zamiast plików Word.

Jak skutecznie zarządzać danymi nieustrukturyzowanymi?

Skuteczne zarządzanie danymi nieustrukturyzowanymi wymaga zastosowania kilku kluczowych kroków:

• Centralizacja danych: Tworzenie centralnych repozytoriów danych, w których przechowywane są wszystkie nieustrukturyzowane informacje.
• Automatyzacja procesów: Wykorzystanie narzędzi, które automatyzują klasyfikację i zarządzanie danymi.
• Standaryzacja procedur: Tworzenie standardów postępowania z danymi nieustrukturyzowanymi, aby ułatwić ich zarządzanie i bezpieczeństwo.

Podsumowanie

Dane nieustrukturyzowane mogą stanowić istotne wyzwanie dla firm w kontekście zgodności z RODO. Brak kontroli nad tymi danymi może prowadzić do naruszeń ochrony danych osobowych. Nie martw się jeśli twoja firma ma z tym problem. Jest to obecnie jedno z największych wyzwań w branży. Warto wdrożyć narzędzia wspomagające zarządzanie, edukować pracowników oraz przeprowadzać regularne audyty, aby zapewnić zgodność z regulacjami.

Chcesz dowiedzieć się więcej, jak zarządzać danymi nieustrukturyzowanymi w Twojej firmie? Skontaktuj się ze mną, aby uzyskać wsparcie!