Potwór Frankensteina w arkuszu. Dlaczego firmowy Excel to najczęstsze źródło wycieków danych?

Nie ma w korporacyjnej komunikacji nic gorszego, niż odpisać w mailu: „Przejrzałem, dla mnie wygląda super, można wysyłać”. Zwłaszcza, gdy kilkanaście minut później dowiadujesz się, że w załączonym pliku było 40 ukrytych kolumn z poufnymi danymi z innej sprawy, których po prostu nie zauważyłeś na swoim monitorze. Z perspektywy Inspektora Ochrony Danych, Excel to jedno z najbardziej zdradliwych narzędzi w całym systemie operacyjnym firmy. Rozłóżmy na czynniki pierwsze, dlaczego arkusze kalkulacyjne to cyfrowe tykające bomby.

Większość pracowników traktuje Excela jak zwykłą kartkę papieru w kratkę. Co widzę na ekranie, to widzi odbiorca. To fundamentalny błąd poznawczy. Pliki kalkulacyjne w firmach mają cykl życia przypominający obieg legend miejskich. Krążą po mailach latami, mutują i obrastają w cyfrowy gruz, o którym nikt nie ma pojęcia.

Arkusz jako „Potwór Frankensteina”

Z biznesowego punktu widzenia, nikt nie tworzy nowych plików od zera. Wszyscy pracujemy na szablonach. Problem w tym, że te szablony to najczęściej wieloletnie „Potwory Frankensteina” – kopiowane z działu do działu, sklejane z pięciu różnych raportów i przerabiane na milion pod-wzorów.

W efekcie arkusz potrafi płatać przedziwne, proceduralne chochliki. Moim osobistym faworytem z audytów był potężny wzór oceny ryzyka, który miał w sobie wbite 30 skomplikowanych, "magicznych" formuł. Sęk w tym, że żadna z nich nie była do niczego podpięta i nigdzie nie była używana. W oryginale (pięć lat wcześniej) zapewne miało to sens i ładnie wyglądało w komórkach. Dziś było tylko cyfrowym śmieciem obciążającym procesor. Działanie na takim żywym, wieloletnim organizmie bez zrozumienia jego struktury to proszenie się o awarię systemu.

Złodzieje szablonów i pułapka metadanych

Błędy w formułach to tylko wierzchołek góry lodowej. Prawdziwe problemy zaczynają się we Właściwościach Pliku.

Wyobraź sobie, że firma doradcza wysyła klientowi swoją autorską, unikalną i niezwykle drogą metodykę audytu w Excelu. Klient klika w informacje o pliku, a w metadanych w rubryce "Autor" widnieje nazwisko pracownika konkurencyjnej firmy, u której podwykonawca przeprowadzał audyt rok wcześniej.
Zamiast autorskiego rozwiązania, właśnie udowodniono ci kradzież własności intelektualnej i sprzedawanie cudzych szablonów. W środowisku B2B to gigantyczny cios wizerunkowy i prawny. System pamięta twórcę oryginału, nawet jeśli wyczyścisz wszystkie widoczne komórki.

Ukryte kolumny i zawijanie tekstu. Iluzja prywatności

Przejdźmy do jednego z mozliwych powodu zgłoszeń incydentów do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Funkcja "Ukryj kolumnę" lub "Filtruj".

Pracownik filtruje potężną bazę klientów, żeby zostawić tylko tych z Warszawy. Kopiuje plik, wysyła zewnętrznemu partnerowi i uważa, że zasada minimalizacji danych (art. 5 RODO) została spełniona. Tymczasem wystarczy, że odbiorca kliknie „Wyczyść filtry” lub „Odkryj kolumny”, aby jego oczom ukazała się pełna baza z całego kraju, włączając w to numery PESEL, zadłużenie czy inne poufne informacje z zupełnie innych spraw.

Do tego dochodzą czysto wizualne błędy, jak formatowanie komórek i zawijanie tekstu. Śmieszne, dopóki taki plik nie ląduje na biurku prezesa albo – co gorsza – w skrzynce mailowej klienta.

Jak mitygować to ryzyko? (Procedura ratunkowa)

Jeżeli dostajesz do obróbki "brudny" plik, który ewidentnie krąży w firmie od czasów Windowsa XP, nie czyść go na kolanie. Nie polegaj na ręcznym kasowaniu i ukrywaniu wierszy.

Dla świętego spokoju, bezpieczeństwa danych i własnej kariery zastosuj najprostszą procedurę sterylizacyjną:

Stwórz nowy, czysty dokument, zaznacz interesujące cię dane w starym pliku, a w nowym użyj opcji „Wklej tylko wartości”.

Dzięki temu zostawiasz za sobą cały cyfrowy gruz: ukryte zakładki, powiązania z zewnętrznymi serwerami, stare metadane i niewidoczne kolumny. Przenosisz tylko czyste dane. Bo skutki wycieku poufnych informacji bolą organizację znacznie bardziej, niż wyskakujący w komórce błąd „#ARG!”.

Artykuły stanowią "wydłużoną wersję" najpopularniejszych treści tworzonych przeze mnie w innych serwisach social media. Artykuł oraz grafika główna powstały przy wsparciu AI.