Ryzyka i koszty niedbanych baz danych – dlaczego warto zadbać o porządek?
Share
Nieużywane, nieaktualne i zaniedbane bazy danych mogą wydawać się nieszkodliwe, ale w rzeczywistości są prawdziwą bombą zegarową dla Twojej firmy. Generują koszty, zwiększają ryzyko wycieku danych, a w dłuższej perspektywie stają się zupełnie nieprzydatne. Jeśli wydaje Ci się, że przechowywanie takich danych to dobry pomysł „na wszelki wypadek”, koniecznie przeczytaj ten artykuł.
Czym są niedbale zarządzane bazy danych?
Bazy danych, które nie są regularnie aktualizowane ani używane w codziennych procesach biznesowych, to właśnie te, które określam jako „niedbale zarządzane”. Przykłady takich baz mogą obejmować:
- Baza potencjalnych kandydatów do pracy.
- Baza newsletterowa.
- Zbiór zdygitalizowanych wizytówek.
Choć na pierwszy rzut oka ich przechowywanie może wydawać się nieszkodliwe, brak aktualizacji i wykorzystania takich baz danych niesie ze sobą liczne zagrożenia.
Ryzyka związane z nieużywanymi bazami danych
Większe ryzyko wycieku danych
Im więcej danych przechowujesz, tym większe ryzyko ich wycieku. Hakerzy często celują w starsze, niedostatecznie zabezpieczone bazy danych z powodu nieaktualnych zabezpieczeń.
Naruszenie przepisów RODO
RODO jasno określa, że przetwarzanie danych musi być zgodne z zasadą minimalizacji. To oznacza, że możesz przechowywać jedynie dane niezbędne do realizacji określonego celu. Nieużywane bazy danych, które nie mają uzasadnionego celu, stanowią naruszenie tej zasady.
Konsekwencje:
- Wysokie kary finansowe za niezgodność z przepisami.
- Utrata zaufania klientów, jeśli okaże się, że ich dane były przechowywane bez potrzeby.
Problemy z reputacją firmy
Każdy wyciek danych, nawet tych nieaktualnych, negatywnie wpływa na wizerunek Twojej firmy. Klienci oczekują, że ich dane są przechowywane bezpiecznie i przetwarzane zgodnie z prawem.
Przykład: Wyobraź sobie, że Twoja firma trafia na nagłówki gazet z powodu wycieku nieużywanych danych klientów. Nawet jeśli dane te były przestarzałe, szkoda wizerunkowa może być trudna do naprawienia.
Koszty przechowywania nieużywanych danych
Koszty hostingowe
Każda baza danych wymaga miejsca na serwerach lub w chmurze. Przechowywanie dużej ilości danych, które nie są używane, generuje zbędne koszty.
Przykład: Firma płaci za przestrzeń na serwerze, której połowa jest zajęta przez przestarzałe dane. Te pieniądze można by przeznaczyć na inne potrzeby, takie jak marketing czy rozwój produktów.
Koszty administracyjne
Obsługa baz danych wymaga czasu i zasobów ludzkich. Pracownicy IT muszą dbać o ich bezpieczeństwo, segregację i zgodność z przepisami, nawet jeśli dane nie są już potrzebne.
Przykład: Administrator danych spędza godziny na utrzymaniu bazy, której wartość dla firmy jest znikoma.
Długoterminowa nieopłacalność
Przechowywanie danych, które nie są aktualizowane, prowadzi do ich stopniowej utraty wartości. W efekcie firma ponosi koszty bez żadnych korzyści.
Podsumowanie
Zaniedbane bazy danych to nie tylko ryzyko, ale i marnotrawstwo zasobów firmy. Regularne porządkowanie danych nie tylko zmniejsza koszty, ale także chroni Twoją firmę przed potencjalnymi problemami prawnymi i wizerunkowymi.
Co możesz zrobić już teraz?
- Przeprowadź audyt swojej bazy danych.
- Usuń dane, które są przestarzałe lub nieużywane.
- Zainwestuj w automatyczne narzędzia do zarządzania danymi.
Zadbaj o porządek w swoich bazach danych! Odwiedź typodrodo.com, aby dowiedzieć się, jak skutecznie zarządzać danymi i zapewnić bezpieczeństwo swojej firmie.