Wielkanocne porządki zrobiłeś. A co z biurkiem, skrzynką i dokumentami?

Każdy po świętach sprząta dom. Mało kto pamięta że cyfrowy bałagan też nie zniknie sam.

Wielkanoc minęła. Jajka zjedzone, rodzina rozjechała się do domów, a Ty właśnie odkurzyłeś kąty których nie ruszałeś od Bożego Narodzenia. Wiosenne porządki – klasyk gatunku.

Jest jednak jedno miejsce, które większość z nas konsekwentnie omija podczas świątecznego sprzątania. Nie chodzi o garaż ani o tę jedną szufladę w kuchni do której wrzucamy wszystko.

Chodzi o biurko. Skrzynkę mailową. Folder "Różne" na pulpicie który rozrósł się do rozmiarów małego państwa.

Póki nie ruszyło się jeszcze koło pracy po świętach – to najlepszy moment żeby zrobić porządek tam, gdzie spędzasz osiem godzin dziennie.

Biurko: fizyczny chaos generuje cyfrowy chaos

Jest taka zasada w zarządzaniu informacją – środowisko fizyczne wpływa na to jak przetwarzamy dane. Brzmi abstrakcyjnie, ale w praktyce oznacza jedno: jeśli na Twoim biurku leżą wydruki z zeszłego kwartału, karteczki z hasłami i dokumenty których już dawno nie potrzebujesz – Twój mózg pracuje na wyższych obrotach żeby to wszystko ignorować.

Co zrobić:

Zacznij od jednej zasady – jeśli dokument fizyczny leży na biurku dłużej niż tydzień bez żadnego działania z Twojej strony, to albo wymaga archiwizacji, albo niszczarki. Żadnej trzeciej opcji.

Szczególną uwagę zwróć na dokumenty zawierające dane osobowe – umowy, CV kandydatów, korespondencję z klientami. Papierowe dokumenty z danymi osobowymi leżące na widoku to nie tylko bałagan organizacyjny. To realne ryzyko naruszenia zasady poufności wynikającej z RODO. Biurko nie jest archiwum. Szafka z zamkiem – owszem.

Skrzynka mailowa: największe wysypisko danych osobowych w firmie

Otwórz teraz swój Outlook albo Gmaila i wejdź w folder "Wysłane". Przewiń o trzy miesiące wstecz.

Prawdopodobnie znajdziesz tam: CV kandydatów przesłanych "bo może się przyda", skany dokumentów wysłane do siebie "żeby mieć pod ręką", maile z danymi klientów w treści zamiast w załączniku i co najmniej jeden mail z hasłem w tytule wiadomości.

Skrzynka mailowa to jedno z najczęściej pomijanych miejsc gdy mówimy o higienie danych w organizacji – a jednocześnie jedno z pierwszych które sprawdza się przy audycie.

Co zrobić:

Poświęć godzinę na przejście przez foldery i odpowiedz sobie na trzy pytania: czy nadal potrzebuję tej korespondencji, czy zawiera dane osobowe których nie powinienem przechowywać w mailu i czy skrzynka ma jakąkolwiek strukturę folder – czy to jeden wielki strumień świadomości.

Usuń co niepotrzebne. Zarchiwizuj co ważne. Wypisz się z newsletterów których nie czytasz od sześciu miesięcy – i tak nie zaczniesz.

Pulpit i foldery: "Nowy folder (2)" to nie jest system archiwizacji

Folder o nazwie "Różne 2023 STARE BACKUP FINAL v2" jest w każdej organizacji. Czasem na dysku lokalnym, czasem w chmurze, czasem w obu miejscach jednocześnie i nikt już nie wie który jest aktualny.

Porządki po świętach to dobry moment żeby przeprowadzić krótki audyt tego co trzymasz na dysku. Nie chodzi o wielką reorganizację systemu plików – chodzi o usunięcie duplikatów, skasowanie wersji roboczych dokumentów które mają już finał i przeniesienie plików z pulpitu tam gdzie faktycznie powinny być.

Jeśli pracujesz z dokumentami zawierającymi dane osobowe – a w większości firm tak jest – zadaj sobie przy okazji pytanie: czy te pliki powinny być na dysku lokalnym, czy może w zabezpieczonej lokalizacji z kontrolą dostępu? I czy wiesz kto jeszcze ma do nich dostęp?

Hasła: wiosna to dobry moment na reset

Nie ma lepszego momentu na zmianę haseł niż wtedy gdy i tak jesteś w trybie "sprzątania". Jeśli używasz tego samego hasła do służbowej poczty, LinkedIn i sklepu internetowego w którym kupujesz kawę – to nie jest strategia bezpieczeństwa, to jest zaproszenie.

Menedżer haseł, unikalne hasło dla każdego serwisu i włączone dwuetapowe uwierzytelnianie tam gdzie to możliwe. Tyle wystarczy żeby być znacząco bezpieczniejszym niż 80% użytkowników.

Podsumowanie: cyfrowy odpowiednik odkurzacza

Wielkanocne porządki mają sens bo przez resztę roku nie mamy czasu ani głowy żeby zabrać się za rzeczy które narastają powoli. Dokładnie tak samo działa cyfrowy i dokumentacyjny bałagan w pracy.

Nikt nie wpada pewnego dnia do biura z myślą "dziś zbuduję chaos informacyjny". To proces który zajmuje miesiące i którego zazwyczaj nie widać dopóki nie przyjdzie audyt, kontrola albo wyciek.

Kilka godzin po świętach – zanim wróci pełna prędkość projektów i maili – to najlepszy moment żeby ten proces odwrócić.

Zacznij od biurka. Potem skrzynka. Potem folder "Różne".

Niszczarka na końcu korytarza czeka.

Artykuły stanowią "wydłużoną wersję" najpopularniejszych treści tworzonych przeze mnie w innych serwisach social media. Artykuł oraz grafika główna powstały przy wsparciu AI.