"Zapisy w umowie" czy "postanowienia"? Dlaczego i czy prawniczy snobizm psuje komunikację w biznesie

„Zapisy to są w testamencie. W umowie masz postanowienia”. Jeśli pracujesz w korporacji, dziale prawnym lub compliance, to jest szansa że słyszałeś to zdanie setki razy. Wygłaszane zazwyczaj z lekkim, wyższościowym uśmiechem kogoś, kto właśnie uratował świat przed językową apokalipsą. Słyszałem to tak często, że dziś samo włącza mi się w głowie niczym błąd krytyczny systemu, gdy tylko ktoś użyje „złego” słowa. Pytanie brzmi: czy to czepialstwo ma w ogóle sens?

Zastanówmy się na chłodno, gdzie leży granica między merytoryczną precyzją, która chroni firmę, a zwykłym, akademickim ego, które tylko utrudnia transfer informacji.

Zapis umowny – błąd, którego nie ma w ustawie

Kiedy na jednym ze spotkań rzuciłem hasłem „zapis w umowie”, cała sala spojrzała na mnie tak, jakbym właśnie sformatował im główny serwer. Automatycznie zostałem poprawiony na „postanowienie”.

Problem polega na tym, że to prawniczy mit. W języku potocznym, a nawet w wielu pismach urzędowych, „zapis umowny” funkcjonuje i ma się świetnie. Co więcej, w kodeksach nie ma żadnego twardego przepisu, który zakazywałby używania tego słowa w odniesieniu do kontraktów. To po prostu dogmat środowiska prawniczego. Wszyscy powtarzają, że powinno się mówić „postanowienia”, więc stało się to niepisanym prawem.

Kiedy ktoś mówi „sprawdź ten zapis w umowie”, każdy człowiek w pokoju – od zarządu po IT – doskonale wie, o co chodzi. Komunikat został odebrany bez strat. Poprawianie go tylko po to, by brzmieć mądrzej, to zużywanie energii na procesy w tle, które nie przynoszą biznesowi żadnej wartości.

Kiedy włączam tryb twardego IOD-a (Precyzja ma znaczenie)

Żeby było jasne: nie jestem wrogiem precyzji. Jako Inspektor Ochrony Danych doskonale wiem, że są miejsca, gdzie użycie złego słowa potrafi wysadzić w powietrze cały proces i wygenerować karę od UODO.

Kiedy rozmawiam z innym prawnikiem, audytorem albo piszę dokumentację, tryb analityczny działa na 100%. Wtedy absolutnie pilnuję, czy mówię o powierzeniu danych (kiedy inna firma przetwarza dane w moim imieniu), czy o ich udostępnieniu (kiedy inna firma staje się niezależnym administratorem).

Jeśli w umowie B2B pomylisz powierzenie z udostępnieniem, to tak, jakbyś w kodzie programu zamiast znaku „równa się” postawił „razy”. Cała logika RODO się sypie, a firma wystawia się na ryzyko. Tu nie ma miejsca na elastyczność.

Legal Design dla warstwy białkowej

Zupełnie inaczej wygląda to, gdy zamykam arkusze kalkulacyjne i idę porozmawiać z pracownikiem z działu obsługi klienta albo piszę klauzulę dla zwykłego konsumenta.

Jeśli zacznę tłumaczyć kasjerowi różnicę między podmiotem przetwarzającym a niezależnym administratorem, to po 15 sekundach jego mózg wyłączy nasłuchiwanie. I słusznie, bo to dla niego szum informacyjny. W takiej sytuacji wyłączam prawniczy słownik i mówię po prostu: „Pamiętaj, że ta druga firma ma dostęp do naszych danych”.

To wszystko, co musi wiedzieć, by system zadziałał poprawnie.

Komunikacja to transfer danych, nie konkurs recytatorski

Nie chodzi o to, żeby spłycać przekaz i robić z prawa papkę. Chodzi o tzw. Legal Design – projektowanie treści prawnych tak, by ich odbiorca w ogóle był w stanie je przetworzyć. Celem komunikacji w biznesie jest skuteczne dowiezienie informacji z punktu A do punktu B, a nie udowadnianie innym, że przeczytało się więcej podręczników.

Gdy widzę prawników, którzy na siłę katują pracowników i klientów niezrozumiałym żargonem, widzę błąd w architekturze zarządzania.

Artykuły stanowią "wydłużoną wersję" najpopularniejszych treści tworzonych przeze mnie w innych serwisach social media. Artykuł oraz grafika główna powstały przy wsparciu AI.