5 Sztuczek Eksperta od RODO: Jak Ułatwić Sobie Życie z Ochroną Danych Osobowych

Ochrona danych osobowych to temat, który spędza sen z powiek wielu osobom odpowiedzialnym za przestrzeganie RODO. Przepisy są skomplikowane, a wymagania wysokie. Jednak doświadczeni specjaliści od RODO wiedzą, że są pewne triki, które mogą znacząco ułatwić codzienną pracę. Dziś podzielę się pięcioma sprawdzonymi sztuczkami, które pomogą Ci lepiej zarządzać ochroną danych osobowych w Twojej firmie.

1. Znajdź "starego wyjadacza" albo najbardziej gadatliwą osobę i zaprzyjaźnij się z nią

W każdej firmie jest ktoś, kto zna się na wszystkim i z każdym rozmawia. To właśnie ta osoba, której wiedza o tym, co dzieje się w firmie, jest nieoceniona. Jeśli chcesz być na bieżąco z tym, jakie procesy zachodzą w firmie i jakie zmiany mogą wpływać na dane osobowe, zaprzyjaźnij się z takim pracownikiem. Taki „stary wyjadacz” albo gadatliwa osoba może dostarczyć Ci informacji, które pomogą w lepszym zarządzaniu ryzykiem i szybkim reagowaniu na ewentualne naruszenia. Często dostarczy ci też informacje które działy wolałyby ukryć przed IOD.

2. Używaj bardziej ogólnych opisów danych osobowych w rejestrach i dokumentach, chyba że masz nadmiar wolnego czasu

Dokładność jest ważna, ale nadmierna szczegółowość może przynieść więcej szkody niż pożytku. Kiedy tworzysz rejestry przetwarzania danych czy dokumentację, staraj się używać bardziej ogólnych opisów danych osobowych. Na przykład zamiast precyzyjnie opisywać każdy element danych, można użyć ogólnych kategorii, takich jak „dane kontaktowe” czy „dane identyfikacyjne”. Oczywiście, jeśli masz nadmiar wolnego czasu, możesz iść w szczegóły, ale z doświadczenia wiem, że lepiej zostawić sobie trochę przestrzeni na inne obowiązki.

3. Wybierz jeden dzień i godzinę w tygodniu na aktualizację rejestrów, w przeciwnym razie szybko się zdezaktualizują

Aktualizacja rejestrów przetwarzania danych to coś, co łatwo może zostać zepchnięte na dalszy plan. Problem w tym, że jeśli nie robisz tego regularnie, rejestry szybko się dezaktualizują, a to może prowadzić do problemów podczas kontroli. Moja rada? Wybierz jeden konkretny dzień i godzinę w tygodniu na aktualizację rejestrów. Traktuj to jak stały punkt programu i nie przekładaj. Dzięki temu zawsze będziesz na bieżąco, a w razie potrzeby łatwiej będzie wprowadzać zmiany.

4. Zamiast inwestować w najwyższej klasy zabezpieczenia, zainwestuj w podnoszenie świadomości personelu. To tańsze, a 70% incydentów dotyczy błędów pracowników

Zabezpieczenia techniczne są ważne, ale nie zawsze to one są kluczem do sukcesu. W rzeczywistości, większość naruszeń danych wynika z błędów ludzkich, a nie z technicznych słabości systemów. Dlatego zamiast wydawać fortunę na zaawansowane technologie, warto zainwestować w szkolenia i podnoszenie świadomości pracowników. To tańsze, a efekty mogą być zaskakująco dobre. Świadomy pracownik to najlepsza linia obrony przed naruszeniami danych.

5. Audytuj co najmniej dwa razy w roku. To najlepszy sposób na aktualizację dokumentacji, naukę personelu i zyskanie sympatii

Audyt może brzmieć groźnie, ale w rzeczywistości to jeden z najlepszych narzędzi, jakie masz do dyspozycji. Regularne audyty, przynajmniej dwa razy w roku, pozwalają na bieżąco aktualizować dokumentację, a także uczą personel dobrych praktyk. Co więcej, audyty mogą być postrzegane jako okazja do poprawy, a nie tylko kontrola – to dobry sposób na zyskanie sympatii w zespole. Pamiętaj, że audyt to nie tylko obowiązek, ale także narzędzie do ciągłego doskonalenia.

Podsumowanie

Praca w ochronie danych osobowych nie musi być ciężka i przytłaczająca. Wystarczy znać kilka trików, które ułatwią codzienne zarządzanie obowiązkami. Zastosowanie tych pięciu wskazówek pomoże Ci lepiej zarządzać ryzykiem, zwiększyć efektywność pracy i zyskać uznanie w zespole. W końcu, RODO to nie tylko przepisy – to również ludzie i procesy, które trzeba umiejętnie zarządzać.