Czy background check jest dozwolony w Polsce?

Background check, czyli weryfikacja kandydatów do pracy, to powszechna praktyka w wielu krajach, ale w Polsce sprawa jest bardziej skomplikowana. Zgodnie z poradnikiem dotyczącym zatrudnienia wydanym przez UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych), praktycznie żadna forma background checku nie jest dozwolona, chyba że wynika bezpośrednio z przepisów prawa. Na szczeście poradnik będzie niedługo aktualizowany i sytuacja może się zmienić. Sam przekazałem kilka uwag do jego treści.

Rodzaje background checku

Weryfikacja kandydata może obejmować różne formy:

• Weryfikacja karalności – sprawdzenie, czy kandydat ma na swoim koncie wyrok skazujący.
• Sprawdzenie historii kredytowej – analiza finansowej wiarygodności kandydata.
• Kontrola wykształcenia i certyfikatów – potwierdzenie kwalifikacji podanych w CV.
• Weryfikacja miejsc pracy – zebranie referencji na temat kandydata.

Każdy z tych typów weryfikacji może naruszać przepisy a w szczególności RODO.

Background check zgodny z prawem?

Jak wynika z interpretacji UODO, weryfikacja karalności może być dozwolona tylko wtedy, gdy wynika z przepisów, np. w zawodach, które tego wymagają (jak praca z dziećmi po tzw. Lex Kamil). W pozostałych przypadkach sprawdzenie historii karalności nie jest zgodne z polskim prawem. Weryfikacja wykształcenia czy referencji również może stanowić problem, chyba że kandydat sam to zaproponuje.

Firmy ryzykują

W Polsce wiele firm podejmuje ryzyko, przeprowadzając background check mimo ograniczeń. Niektóre z nich decydują się na outsourcing tego procesu do zewnętrznych firm rekrutacyjnych, próbując w ten sposób przenieść odpowiedzialność na te podmioty. Jest to jednak ryzykowne i nie wiadomo do końca na ile dozwolone.

Warto zauważyć, że w innych krajach Unii Europejskiej background check jest częściej dopuszczalny. Jednak w Polsce takie praktyki muszą być bardzo ostrożnie stosowane, aby uniknąć konfliktu z organem nadzorczym.

Czy zgoda kandydata wystarczy?

Niektóre firmy próbują uzyskać zgodę kandydata na kontakt z jego byłymi pracodawcami, jednak zgodnie z przepisami RODO taka zgoda może być uznana za wymuszoną. To oznacza, że nie jest ona wiążąca ani ważna, ponieważ kandydat może czuć presję, aby ją wyrazić, z obawy przed utratą szansy na pracę.

Podsumowanie

Background check w Polsce to delikatna sprawa. Zgodnie z opinią UODO, większość form weryfikacji kandydatów nie jest dozwolona, chyba że wyraźnie wynika z przepisów. Firmy, które decydują się na przeprowadzenie takich działań, ryzykują naruszenie przepisów RODO. W ostateczności, aby zminimalizować ryzyko, można poprosić o kontakt do poprzednich pracodawców, ale i to może być prawnie problematyczne.