Czy hotele mogą skanować dowody osobiste? Praktyka a prawo
Share
Zameldowanie w hotelu jest zwykle prostą formalnością. Jednak goście spotykają się z prośbą o skanowanie dowodu osobistego przez obsługę. Czy taka praktyka jest zgodna z prawem? Czy hotele mają prawo gromadzić tak szczegółowe dane? W tym artykule przeanalizujemy, co mówi prawo, jakie ryzyko niesie skanowanie dowodów i jak chronić swoje dane osobowe podczas pobytu w hotelu.
Na czym polega skanowanie dowodu osobistego?
Skanowanie dowodu osobistego to proces, w którym hotel tworzy elektroniczną kopię dokumentu, zawierającą wszystkie dane osobowe widoczne na dokumencie. Dane te mogą obejmować:
- Imię i nazwisko,
- Datę urodzenia,
- Adres zamieszkania,
- Numer PESEL,
- Numer dokumentu tożsamości.
- Wizerunek
- Miejsce wydania
Celem skanowania jest zazwyczaj szybkie i dokładne wprowadzenie danych do systemu, potwierdzenie tożsamości gościa lub wypełnienie obowiązków meldunkowych. Niemniej jednak, przechowywanie tak dużej ilości danych osobowych budzi uzasadnione obawy.
Czy skanowanie dowodu osobistego w hotelach jest legalne?
RODO a dane z dowodu osobistego
RODO (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych) wprowadza surowe zasady przetwarzania danych osobowych. Dane z dowodu osobistego są chronione, a ich przetwarzanie musi spełniać określone wymogi, takie jak:
- Legalność: Musi istnieć podstawa prawna do przetwarzania danych.
- Celowość: Dane mogą być przetwarzane wyłącznie w konkretnym celu, który jest jasno określony.
- Minimalizacja danych: Hotele mogą przetwarzać tylko te informacje, które są absolutnie niezbędne.
Co mówi polskie prawo?
W Polsce ustawa o ewidencji ludności nakłada na hotele obowiązek prowadzenia ksiąg meldunkowych. Jednak prawo nie wymaga skanowania dowodów osobistych. W praktyce oznacza to, że hotele mogą poprosić o dane potrzebne do zameldowania, ale nie są uprawnione do kopiowania całego dokumentu bez uzasadnionej potrzeby.
Oznacza to, ze co do zasady, Hotel potrzebuje następujące dane
- Imię, nazwisko i miejsce zamieszkania dla celów meldunkowych.
- Email/telefon dla celów kontaktowych.
- PESEL aby chronić swoje roszczenia i prawa.
Wszelkie inne dane co do zasady będą nadmierne lub dozwolone tylko w konkretnej sytuacji np. nr. rachunku lub informacje o zdrowiu.
Ryzyka związane ze skanowaniem dowodów osobistych
Wyciek danych osobowych
Przechowywanie kopii dokumentów zwiększa ryzyko, że dane osobowe mogą zostać wykorzystane w nieuprawniony sposób. Hakerzy często atakują bazy danych firm, w tym hoteli, w poszukiwaniu informacji takich jak PESEL czy numer dowodu.
Przetwarzanie nadmiarowych danych
Zgodnie z zasadą minimalizacji danych, hotel powinien przetwarzać jedynie te informacje, które są niezbędne. Kopiowanie całego dowodu osobistego często oznacza zbieranie informacji, które nie są potrzebne, takich jak PESEL czy numer dokumentu.
Konsekwencje prawne dla hoteli
Za naruszenie zasad RODO hotele mogą ponosić surowe kary finansowe oraz ryzykować utratę zaufania klientów. W Polsce za przetwarzanie danych niezgodne z prawem odpowiada Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO).
Jak hotele powinny przetwarzać dane osobowe?
1. Spisywanie tylko niezbędnych informacji
Zamiast skanować dowód osobisty, obsługa hotelu może ręcznie zapisać dane, takie jak imię, nazwisko i numer dokumentu.
2. Transparentność wobec klientów
Hotele powinny jasno informować gości o celach i podstawach przetwarzania danych. Polityka prywatności powinna być łatwo dostępna, np. na stronie internetowej lub w recepcji.
3. Bezpieczeństwo danych
Jeśli hotel przechowuje dane osobowe, powinien stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie i ograniczony dostęp do danych.
Co zrobić, jeśli hotel wymaga skanowania dowodu?
Pytaj o podstawę prawną
Masz prawo wiedzieć, dlaczego hotel żąda skanowania dowodu i na jakiej podstawie to robi.
Odmów, jeśli nie jest to konieczne
Jeśli hotel nie potrafi uzasadnić potrzeby skanowania, możesz odmówić. Obsługa powinna być w stanie zaoferować alternatywną metodę weryfikacji.
Zgłoś naruszenie
W przypadku podejrzenia naruszenia przepisów RODO, incydent można zgłosić do UODO.
Podsumowanie – czy hotele mogą skanować dowody osobiste?
Hotele nie mają automatycznego prawa do skanowania dowodów osobistych.. Klienci powinni być świadomi swoich praw i wiedzieć, że mają prawo odmówić nieuzasadnionego skanowania dokumentów.
Masz pytania dotyczące ochrony danych osobowych w hotelach? Odwiedź typodrodo.com, aby dowiedzieć się więcej o swoich prawach i zasadach przetwarzania danych osobowych!