Czy Messenger może być oficjalnym komunikatorem firmowym?

Czy Messenger może być oficjalnym komunikatorem firmowym?

Messenger, znany komunikator należący do Facebooka, od lat jest jednym z najczęściej używanych narzędzi do komunikacji na świecie. Jest prosty, intuicyjny i dostępny praktycznie dla każdego. Ale czy można go legalnie używać jako oficjalnego komunikatora firmowego, zwłaszcza w świetle przepisów RODO? Sprawdźmy, jak to wygląda w praktyce.


Messenger a zgodność z RODO

Na pierwszy rzut oka Messenger wydaje się idealnym rozwiązaniem – łatwy w użyciu, szeroko dostępny i popularny wśród użytkowników. Jednak z punktu widzenia RODO sytuacja  nie jest kolorowa.

Dlaczego Messenger nie spełnia wymogów?

Facebook (obecnie Meta) nie reguluje przetwarzania danych w sposób, który pozwalałby firmom spełnić wszystkie wymagania RODO. Przede wszystkim nie ma możliwości podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych (tzw. DPA). To niezbędny dokument, który zapewnia, że dostawca komunikatora przetwarza dane zgodnie z europejskimi przepisami.


Czym jest DPA i dlaczego jest ważne?

DPA to umowa między firmą a dostawcą usługi, która określa, jak dane osobowe będą przetwarzane, chronione i przechowywane. Bez tego dokumentu uznaje się że firma nielegalnie udostępnia dane. 


Czy można używać Messengera do kontaktu z klientami?

Sytuacja wygląda nieco inaczej, jeśli Messenger jest używany wyłącznie do komunikacji z klientami. W tym przypadku nie jest to narzędzie firmowe do wewnętrznej komunikacji, a kanał kontaktu. Niemniej jednak, również tutaj należy zachować ostrożność.

Jak minimalizować ryzyko?

  • Ograniczaj ilość danych: Staraj się przekazywać jedynie podstawowe informacje, np. ustalanie terminów czy odpowiadanie na proste pytania.
  • Unikaj danych wrażliwych: Nie przesyłaj dokumentów, danych finansowych ani informacji poufnych.
  • Informuj klientów: Powiedz, w jaki sposób przetwarzane są ich dane, i zachęcaj do korzystania z bardziej bezpiecznych kanałów, jeśli rozmowa wymaga przekazania szczegółowych informacji.

Najważniejszym problemem komunikatora jest brak kontroli nad nim. Nie mamy gwarancji że czaty będą tam przechowywane tak długo jak potrzebujemy, a także nie możemy uzyskać dostępu do rozmów w których nie bierzemy udziału. Mogą tam być przekazywane poufne dokumenty.


Jakie są alternatywy dla Messengera?

Jeśli Messenger nie spełnia wymagań Twojej firmy, istnieje wiele innych narzędzi, które mogą być zgodne z RODO i jednocześnie skuteczne w codziennej pracy.

Najpopularniejsze alternatywy:

  1. Microsoft Teams: Idealny do pracy zespołowej, oferuje możliwość podpisania DPA.
  2. Slack: Narzędzie popularne w środowiskach startupowych, z dużym naciskiem na bezpieczeństwo danych.
  3. Signal: Komunikator z szyfrowaniem end-to-end, często wybierany przez organizacje ceniące prywatność.
  4. WhatsApp Business: Wersja biznesowa WhatsAppa, która również oferuje lepsze zabezpieczenia niż Messenger.

Podsumowanie

Messenger może wydawać się wygodnym narzędziem komunikacji, ale z perspektywy zgodności z RODO ma poważne ograniczenia. Brak możliwości podpisania DPA oznacza, że nie można go używać jako oficjalnego komunikatora firmowego. Nawet w kontaktach z klientami warto ograniczać ryzyko, minimalizując ilość przetwarzanych danych i oferując alternatywne kanały komunikacji.

Szukasz bezpiecznych rozwiązań komunikacyjnych dla swojej firmy? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci wybrać narzędzie, które spełni Twoje potrzeby i będzie zgodne z przepisami! 😊

 

*Tekst i grafika stworzone przy wsparciu Chat GPT

Back to blog

Leave a comment