Czy można przechowywać CV w teczce pracowniczej? Wyjaśniamy, co mówi prawo
Share
Przechowywanie CV kandydatów, którzy zostali zatrudnieni, to temat, który wciąż nie jest dla wszystkich przejrzysty. Czy jest to zgodne z prawem? Jakie przepisy to regulują? I co zrobić, by nie narazić się na kłopoty związane z ochroną danych osobowych? Spokojnie, wszystko wyjaśnimy.
Teczka pracownicza – co to takiego?
Każdy pracodawca musi prowadzić dokumentację pracowniczą dla swoich zatrudnionych. Taka teczka składa się z kilku części: A, B, C i D. Każda z nich ma swoje konkretne przeznaczenie:
- Część A: Oświadczenia lub dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie.
- Część B: Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia.
- Część C: Dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy.
- Część D: Kary porządkowe, jeśli były nałożone.
I tutaj pojawia się kluczowa informacja: CV, które kandydat złożył w trakcie rekrutacji, może być przechowywane w części A teczki pracowniczej.
CV w teczce pracowniczej – dlaczego to legalne?
Polskie prawo jasno określa, że dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie należą do części A teczki pracowniczej. W praktyce oznacza to, że jeśli kandydat został zatrudniony, jego CV staje się częścią oficjalnej dokumentacji.
Co mówi prawo?
Zgodnie z przepisami, CV można przechowywać jako dokument, który dostarczył pracownik na etapie rekrutacji. Ważne jest jednak, by te dane były aktualne i związane z procesem, który zakończył się podpisaniem umowy.
Jak długo można przechowywać CV?
Jeśli CV znajduje się w teczce pracowniczej, może być przechowywane przez cały okres zatrudnienia. Po zakończeniu pracy danego pracownika, dokumentacja – w tym CV – musi być przechowywana przez 10 lat od momentu rozwiązania umowy.
Co po upływie 10 lat?
Po tym okresie pracodawca powinien zniszczyć dokumenty w sposób uniemożliwiający odczytanie danych. To oznacza, że nie można ich po prostu wyrzucić do kosza. Trzeba zadbać o bezpieczne zniszczenie, np. przez profesjonalną usługę niszczenia dokumentów.
Błędy, których warto unikać
Przechowywanie CV w teczce pracowniczej jest zgodne z prawem, ale tylko wtedy, gdy przestrzegasz kilku zasad. Oto najczęstsze błędy:
-
Przechowywanie CV kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni.
Jeśli kandydat nie został zatrudniony, jego dane powinny zostać usunięte zaraz po zakończeniu rekrutacji, chyba że wyraził zgodę na dalsze przetwarzanie danych. -
Brak zabezpieczeń.
Dokumenty z danymi osobowymi powinny być przechowywane w sposób zabezpieczony, np. w zamkniętej szafce. -
Umieszczanie CV w niewłaściwej części teczki.
CV zawsze powinno być w części A, nigdy w B, C czy D.
Czy RODO pozwala na przechowywanie CV?
RODO wymaga, by dane osobowe były przetwarzane zgodnie z konkretnym celem. W przypadku CV w teczce pracowniczej tym celem jest dokumentowanie procesu zatrudnienia. To sprawia, że przechowywanie CV jest zgodne z przepisami, o ile przestrzegasz zasad:
- Celowości. Po ustaniu rekrutacji, CV może być przechowywane tylko w celu realizacji obowiązku prawnego. Zawartych w nim informacji nie można wykorzystywać w przyszłych celach np. ponownej rekrutacji.
- Prawo dostępu. Pracownik ma prawo wglądu w swoje dane zgromadzone w teczce.
Jak najlepiej organizować teczki pracownicze?
Jeśli chcesz mieć pewność, że dokumentacja jest prowadzona poprawnie, pamiętaj o kilku zasadach:
- Segregacja dokumentów. Upewnij się, że każdy dokument trafia do odpowiedniej części teczki.
- Zabezpieczenia. Dokumenty powinny być przechowywane w sposób chroniący je przed nieautoryzowanym dostępem.
Podsumowanie
Przechowywanie CV w teczce pracowniczej jest zgodne z prawem, o ile przestrzegasz określonych zasad. Kluczowe jest, by CV znalazło się w części A teczki, było zabezpieczone i przechowywane przez odpowiedni czas. Dzięki temu możesz uniknąć problemów prawnych i chronić dane osobowe swoich pracowników.
Masz pytania dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej? Skontaktuj się ze mną – chętnie pomogę! 😊