Czy zgodnie z RODO można korzystać z darmowych narzędzi SaaS?

Korzystanie z narzędzi i aplikacji działających w modelu SaaS (Software as a Service) stało się powszechne w świecie biznesu. Wiele firm, szczególnie tych mniejszych, chętnie sięga po darmowe aplikacje, aby zoptymalizować koszty. Jednak z punktu widzenia RODO, korzystanie z darmowych narzędzi SaaS może wiązać się z poważnymi problemami, jeśli nie są spełnione odpowiednie przesłanki.

Zasadniczo, RODO nie zakazuje korzystania z darmowych aplikacji SaaS, ale istnieje szereg wymogów, które muszą zostać spełnione, aby było to legalne. Niestety, w praktyce bardzo rzadko te przesłanki są spełniane, co sprawia, że korzystanie z darmowych narzędzi często jest ryzykowne. Dlaczego tak się dzieje? Przeanalizujmy najważniejsze aspekty.

1. Poziom zabezpieczeń w darmowych aplikacjach

Darmowe usługi często mają niewystarczający poziom zabezpieczeń. Jeśli narzędzie jest darmowe, dostawca zwykle nie inwestuje dużych środków w zaawansowane mechanizmy ochrony danych osobowych. Wiele takich aplikacji może być stworzonych hobbystycznie lub jako projekty poboczne, co oznacza, że poziom ochrony danych jest niski. Korzystanie z takich rozwiązań może prowadzić do wycieku danych, co stanowi poważne naruszenie RODO.

Warto pamiętać, że RODO nakłada obowiązek zapewnienia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu ochrony danych osobowych. Jeśli nie masz pewności co do poziomu zabezpieczeń oferowanego przez darmową aplikację, lepiej z niej nie korzystać w celach przetwarzania danych osobowych.

2. Brak możliwości zawarcia umowy powierzenia danych

Korzystając z narzędzi SaaS do przetwarzania danych osobowych, przedsiębiorca ma obowiązek zawrzeć z dostawcą umowę powierzenia danych. Umowa ta określa, jak dostawca będzie przetwarzać dane osobowe, i przenosi na niego część odpowiedzialności za zgodność z RODO. Niestety, w przypadku darmowych usług, zawarcie takiej umowy jest zazwyczaj niemożliwe.

Większość darmowych narzędzi – szczególnie poczty internetowe jak Gmail czy Yahoo – zakazuje wykorzystywania usług w ramach działalności gospodarczej. W regulaminach wielu popularnych usług wprost zaznacza się, że nie można w nich przechowywać danych osobowych klientów. Dlaczego? Nikt za darmo nie chce brać na siebie odpowiedzialności związanej z ochroną danych osobowych. Ryzyko dla dostawców jest zbyt wysokie, aby oferować takie gwarancje w darmowych produktach.

3. Czym płacimy za darmowe usługi? Dane jako waluta

Powszechnie mówi się, że jeśli coś jest darmowe, to ty jesteś produktem. W przypadku darmowych narzędzi SaaS, często płacimy nie pieniędzmi, ale swoimi danymi. Darmowe narzędzia często wymagają, aby użytkownicy zezwolili na analizowanie i wykorzystywanie danych, które wprowadzają do aplikacji. Niektóre regulaminy uprawniają dostawce do czytania wszystkich maili.

Wiele darmowych aplikacji zawiera w regulaminach zapisy zezwalające na używanie danych użytkowników do celów analitycznych lub, co gorsza, do rozwoju systemów sztucznej inteligencji (AI) dostawcy. Udostępnienie danych osobowych do tych celów jest bardzo trudne do zalegalizowania pod RODO, a dla firm, które korzystają z takich narzędzi, oznacza to duże ryzyko.

Podsumowanie

Czy możesz korzystać z darmowych narzędzi SaaS zgodnie z RODO? Teoretycznie tak, pod warunkiem, że spełnione są pewne kluczowe przesłanki:

• Narzędzie zapewnia odpowiedni poziom zabezpieczeń.
• Możesz zawrzeć umowę powierzenia danych z dostawcą.
• Dane nie są wykorzystywane do celów analitycznych lub rozwoju systemów AI.

Jednak w praktyce, prawie nigdy te warunki nie są spełnione. Dlatego korzystanie z darmowych narzędzi SaaS do przetwarzania danych osobowych jest ryzykowne. Jeśli nie masz pewności, lepiej wybierać płatne usługi, które oferują wyższy poziom bezpieczeństwa i pełną zgodność z RODO.