Jak powiadomić osoby, których dane dotyczą, oraz UODO o naruszeniu danych osobowych? Praktyczny przewodnik

Naruszenie ochrony danych osobowych to sytuacja, która może zdarzyć się w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości czy branży. Może być wynikiem błędu ludzkiego, awarii systemu czy ataku hakerskiego. Ważne jest, aby w takich przypadkach działać szybko i zgodnie z przepisami prawa – w tym z RODO, które w konkretnych sytuacjach nakłada obowiązek powiadomienia o naruszeniu zarówno osoby, której dane dotyczą, jak i polskiego organu nadzorczego, czyli Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). W tym artykule dowiesz się, jakie kroki należy podjąć, aby skutecznie i zgodnie z prawem zgłosić naruszenie danych osobowych.

Co to jest naruszenie danych osobowych?

Naruszenie ochrony danych osobowych to sytuacja, w której dochodzi do niezamierzonego, przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, zmiany, ujawnienia lub dostępu do danych osobowych. Przykłady naruszeń to m.in.:

• Kradzież urządzenia z wrażliwymi danymi osobowymi.

• Wysłanie danych do niewłaściwego adresata.

• Zgubienie pendrive. 

• Atak hakerski prowadący do wycieku danych.

Naruszenia te mogą mieć poważne konsekwencje dla osób, których dane dotyczą, dlatego tak ważne jest szybkie i odpowiednie działanie.

Kiedy należy powiadomić organ nadzorczy?

Zgodnie z RODO, administrator danych jest zobowiązany do powiadomienia Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) o naruszeniu ochrony danych osobowych nie później niż w ciągu 72 godzin od momentu jego wykrycia. Istnieją jednak pewne wyjątki – jeśli naruszenie nie stwarza ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych, powiadomienie organu nadzorczego nie jest wymagane.

W praktyce każde naruszenie powinno być dokładnie przeanalizowane, a decyzja o konieczności zgłoszenia powinna być podjęta na podstawie oceny ryzyka. Ważne jest, aby administrator był w stanie udokumentować swoje działania, niezależnie od tego, czy naruszenie zostało zgłoszone, czy też nie.

Jak zgłosić naruszenie do polskiego organu nadzorczego (UODO)?

Zgłoszenie naruszenia do UODO powinno być przeprowadzone zgodnie z określonymi wymaganiami. Oto kroki, jakie należy podjąć:

1. Przygotowanie zgłoszenia – Zgłoszenie powinno zawierać szczegółowe informacje na temat naruszenia, w tym jego charakter, zakres danych, których dotyczy, oraz dane kontaktowe administratora.

2. Ocena skutków naruszenia – W zgłoszeniu należy uwzględnić ocenę potencjalnych skutków naruszenia dla osób, których dane dotyczą.

3. Działania naprawcze – Administrator powinien wskazać, jakie działania zostały podjęte w celu minimalizacji skutków naruszenia oraz zapobieżenia podobnym incydentom w przyszłości.

Formularz zgłoszeniowy można znaleźć na stronie internetowej UODO. Ważne jest, aby zgłoszenie było rzetelne i terminowe – opóźnienia mogą skutkować nałożeniem kar finansowych.

Kiedy należy powiadomić osoby, których dane dotyczą?

W przypadku, gdy naruszenie ochrony danych stwarza wysokie ryzyko dla praw i wolności osób fizycznych, administrator ma obowiązek powiadomić osoby, których dane zostały naruszone. Przykładowe sytuacje, w których konieczne jest powiadomienie, to:

• Kradzież danych finansowych, takich jak numery kart kredytowych.

• Utrata danych zdrowotnych, które mogą prowadzić do naruszenia prywatności osoby.

• Zgubienie lub kradzież dokumentów zawierających numer PESEL.

Celem powiadomienia jest umożliwienie osobom podjęcia odpowiednich kroków w celu ochrony swoich praw, takich jak zmiana hasł czy kontakt z bankiem w celu zablokowania karty.

Jak powiadomić osoby, których dane dotyczą?

Powiadomienie o naruszeniu powinno być przygotowane w sposób jasny i zrozumiały. Ważne jest, aby unikać skomplikowanego języka prawniczego i skupić się na przekazaniu najważniejszych informacji. Powiadomienie powinno zawierać:

• Opis naruszenia – Co się stało, jakie dane zostały naruszone.

• Potencjalne skutki – Jakie mogą być konsekwencje dla osoby, której dane dotyczą.

• Działania zalecane – Co osoba powinna zrobić, aby zminimalizować ryzyko (np. zmiana hasła, kontakt z bankiem).

Warto pamiętać, że personalizacja komunikacji może pomóc w budowaniu zaufania i poczucia bezpieczeństwa u osób, których dane zostały naruszone. Komunikat powinien zawierać imię i nazwisko oraz sposób kontaktu do IOD o czym firmy często zapominają

 

Podsumowanie

Naruszenie ochrony danych osobowych to sytuacja,która wymaga szybkiego i zdecydowanego działania. Powiadomienie polskiego organu nadzorczego (UODO) oraz osób, których dane dotyczą, jest często niezbędne i chroni to nas przed otrzymaniem kary finansowej. Pamiętaj, że nic nie jest czarno-białe – każda sytuacja wymaga elastycznego podejścia i dostosowania działań do konkretnego przypadku.