Prosty błąd, który może Cię dużo kosztować: Ochrona danych jednoosobowych działalności gospodarczych i spółek cywilnych

Czy zdarzyło Ci się myśleć, że jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka cywilna to po prostu „firma”, jak każda inna? Jeśli tak, nie jesteś sam. Ale w tym myśleniu kryje się błąd, który może Cię sporo kosztować. Dlaczego? Bo takie podmioty nie mają osobowości prawnej, a ich dane są traktowane jako dane osobowe. W tym artykule wyjaśnimy, co to oznacza, jak można uniknąć błędów i jakie są konsekwencje ich popełnienia.

Czy jednoosobowe działalności gospodarcze i spółki cywilne to osoby prawne?

Zacznijmy od podstaw. Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) i spółki cywilne nie mają osobowości prawnej. W praktyce oznacza to, że dane takich podmiotów są bezpośrednio powiązane z ich właścicielami. Na przykład imię, nazwisko, adres prowadzenia działalności czy NIP – to wszystko to dane osobowe, a nie tylko dane „firmowe”.

Dlaczego to jest ważne?

Wiele osób błędnie zakłada, że skoro JDG lub spółka cywilna działają w obrocie gospodarczym, ich dane nie wymagają ochrony na podstawie RODO. To błędne założenie może prowadzić do naruszeń prawa i wiążących się z tym konsekwencji.

Dane jednoosobowych działalności gospodarczych jako dane osobowe

RODO definiuje dane osobowe jako wszelkie informacje, które mogą zidentyfikować konkretną osobę fizyczną. W przypadku JDG i spółek cywilnych takie dane obejmują:

• Imię i nazwisko właściciela.

• Adres prowadzenia działalności, jeśli jest to adres prywatny.

• Numer NIP lub REGON, jeśli wskazuje na konkretną osobę.

Przykłady z życia:

1. Wysyłasz newsletter do klientów. Wśród odbiorców jest JDG. To oznacza, że przetwarzasz dane osobowe tej osoby.

2. Przechowujesz dane właściciela spółki cywilnej w swoim CRM-ie. Również musisz zadbać o ochronę tych danych.

Dlaczego ignorowanie tych zasad może być kosztowne?

Polski Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) wielokrotnie podkreślał, że dane właścicieli JDG i spółek cywilnych są traktowane jako dane osobowe. Ignorowanie tego może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak:

• Kary finansowe: RODO przewiduje wysokie grzywny za naruszenie przepisów, nawet do 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu.

• Utrata zaufania: Klienci, którzy zauważą brak ochrony swoich danych, mogą zrezygnować ze współpracy.

• Pozwy cywilne: Osoby, których dane zostały naruszone, mogą domagać się odszkodowania.

Jak poprawnie przetwarzać dane jednoosobowych działalności gospodarczych i spółek cywilnych?

Aby uniknąć błędów, warto zastosować kilka prostych zasad:

1. Zidentyfikuj dane: Sprawdź, jakie dane przetwarzasz i czy dotyczą JDG lub spółek cywilnych.

2. Określ podstawę prawną: Czy przetwarzanie wynika z umowy, zgody, czy może innego uzasadnionego interesu?

3. Informuj: Powiedz swoim klientom, dlaczego i jak przetwarzasz ich dane. Prosty komunikat o polityce prywatności wystarczy.

4. Zabezpiecz dane: Upewnij się, że dane są chronione przed nieautoryzowanym dostępem, np. za pomocą haseł czy szyfrowania.

Najczęstsze błędy w przetwarzaniu danych JDG i spółek cywilnych

1. Brak klauzuli ifnormacyjnej: Wiele firm pomija ten dokument, zakładając, że nie jest potrzebny.

2. Niedostateczne zabezpieczenia: Przechowywanie danych w nieszyfrowanych plikach lub brak regularnych kopii zapasowych.

Podsumowanie

Jednoosobowe działalności gospodarcze i spółki cywilne to nie osoby prawne, a dane ich właścicieli są traktowane jako dane osobowe. Ignorowanie tej zasady może prowadzić do kosztownych błędów, których łatwo uniknąć, stosując się do podstawowych zasad RODO. Masz pytania? Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak chronić dane zgodnie z przepisami.