Sprawdzaj swojego dostawcę – uniknij kar za błędy osób trzecich

Jeśli prowadzisz firmę, wiesz, że zaufanie to podstawa. Ale czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, czy możesz do końca zaufać swoim dostawcom? Czasem nawet najlepszy partner może położyć Twoją firmę na mieliźnie przez zwykły błąd. W Polsce zdarzyło się już wiele przypadków, gdzie firmy otrzymały kary za naruszenia RODO, bo dostawca nie dopilnował swoich obowiązków. Dlatego warto (naprawdę warto!) przyjrzeć się temu, z kim współpracujesz i jak to wpływa na Twoje działania. W tym artykule dowiesz się, jak sprawdzać swoich dostawców i uniknąć kłopotów.

Dlaczego weryfikacja dostawcy jest kluczowa?

Wyobraź sobie, że zatrudniasz firmę IT, żeby zajęła się Twoją stroną internetową. Wszystko wygląda super – są profesjonalni, oferują dobre ceny i mają świetne opinie. Ale potem okazuje się, że jeden z ich pracowników zostawił dane Twoich klientów na publicznie dostępnym serwerze. Boom, problem gotowy.

Według polskiego prawa, jako administrator danych odpowiadasz za to, co dzieje się z tymi danymi, nawet jeśli zawini ktoś inny – w tym przypadku dostawca. To może oznaczać wysokie kary finansowe, uszkodzenie reputacji i mnóstwo stresu. Brzmi groźnie? To dlatego tak ważne jest, by weryfikować swoich dostawców, zanim podpiszesz umowę i oddasz im w ręce dane swoich klientów.

Jakie błędy dostawców prowadziły do kar?

Nie ma sensu owijać w bawełnę – najczęstsze problemy z dostawcami wynikają z prostych błędów ludzkich lub zaniedbań. Oto kilka typowych sytuacji:

• Pracownik dostawcy wysyła maila z danymi do niewłaściwego odbiorcy.

• Firma dostawcza nie aktualizuje swoich systemów, co prowadzi do wycieku danych.

• Brak szkolenia pracowników dostawcy w zakresie ochrony danych osobowych.

• Przechowywanie danych na niezabezpieczonych serwerach.

Te błędy mogą wydawać się błahostkami, ale w rzeczywistości mogą kosztować Cię ogromne sumy i zrujnować relacje z klientami.

5 kroków do sprawdzenia dostawcy

Jak uniknąć współpracy z kimś, kto może Ci narobić kłopotów? Oto kilka sprawdzonych sposobów:

1. Zbadaj umowę powierzenia przetwarzania danych Sprawdź, czy umowa jasno określa, kto za co odpowiada. Powinna zawierać klauzule dotyczące audytów i zabezpieczeń danych.

2. Poproś o certyfikaty i standardy Czy dostawca ma certyfikat ISO 27001? A może inne potwierdzenie, że dba o bezpieczeństwo danych?

3. Przeprowadź audyt Możesz to zrobić samodzielnie albo zlecić to specjaliście. Ważne, by sprawdzić procesy ochrony danych u dostawcy.

4. Zapytaj o szkolenia dla pracowników dostawcy Czy ich zespół wie, jak unikać typowych błędów? Brak odpowiednich szkoleń to czerwone światło.

5. Monitoruj i kontroluj regularnie Podpisanie umowy to nie koniec. Upewniaj się, że dostawca nadal spełnia wszystkie wymogi.

Co robić, gdy dostawca położy sprawę?

Czasem, mimo najlepszych starań, zdarzają się problemy. Ważne jest, by wiedzieć, co robić w takiej sytuacji:

• Zgłoś naruszenie do Urzędu Ochrony Danych Osobowych jak najszybciej. To Twój obowiązek jako administratora danych.

• Poinformuj osoby, których dane dotyczą, jeśli incydent może wpłynąć na ich prawa.

• Przeanalizuj współpracę z dostawcą. Czy warto kontynuować współpracę, czy lepiej się rozstać?

Jak wybrać odpowiedzialnego dostawcę?

Wybieranie dostawcy to jak randkowanie – trzeba być ostrożny i patrzeć na szczegóły. Oto kilka pytań, które warto zadać:

• Jakie standardy bezpieczeństwa stosujecie?

• Czy macie certyfikaty potwierdzające jakość pracy?

• Jak wygląda wasza polityka ochrony danych?

• Czy możemy przeprowadzić audyt?

• Jakie macie referencje od innych klientów?

Jeśli dostawca unika odpowiedzi na te pytania, może to być sygnał, że coś jest nie tak.

Podsumowanie

Weryfikacja dostawców to żadna fanaberia. To realna ochrona Twojej firmy przed problemami, które mogą pojawić się przez cudze błędy. Nie chodzi o to, by przesadnie się bać – chodzi o zdrowy rozsądek i podejście z głową. Zacznij od przeglądu swoich obecnych dostawców, zadaj im ważne pytania i bądź gotowy do działania, jeśli coś budzi Twój niepokój. W końcu Twoja firma to Twoja odpowiedzialność.

Masz pytania albo chcesz wiedzieć więcej o audytach? Daj znać!