Współpraca z agencjami rekrutacyjnymi: modele, ograniczenia i prawa
Share
Współpraca z agencjami rekrutacyjnymi stała się normą na współczesnym rynku pracy. Korzystanie z zewnętrznego wsparcia w rekrutacji może znacząco przyspieszyć proces znalezienia odpowiedniego kandydata. Jednak, jak każda forma współpracy, również ta niesie ze sobą konkretne zasady i regulacje – zwłaszcza w zakresie przetwarzania danych osobowych. Zrozumienie, jaki model współpracy obowiązuje pomiędzy firmą a agencją, jest ważne, aby zapewnić zgodność z przepisami RODO.
Modele współpracy z agencjami rekrutacyjnymi
Na rynku istnieje kilka standardowych modeli współpracy z agencjami rekrutacyjnymi. Każdy z nich różni się zakresem odpowiedzialności za dane osobowe, co ma bezpośredni wpływ na to, jak proces rekrutacji jest przeprowadzany i kto ponosi odpowiedzialność za ewentualne błędy.
1. Model ADO-ADO (Administrator Danych Osobowych – Administrator Danych Osobowych)
Najczęściej spotykanym modelem współpracy jest model ADO-ADO. W tym przypadku, zarówno firma rekrutacyjna, jak i pracodawca są odrębnymi Administratorami Danych Osobowych. Co to oznacza w praktyce?
- Rekruter działa we własnym imieniu, potencjalnie reprezentując firmę rekrutacyjną.
- Kandydat wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych, podpisując klauzulę dostarczoną przez agencję rekrutacyjną, a nie pracodawcę.
- Rekruter może prowadzić tzw. rekrutację ukrytą, ale jest to miecz obusieczny. pracodawca nie zna personaliów kandydata, dopóki nie wyrazi woli spotkania się z nim.
W modelu ADO-ADO agencja rekrutacyjna tworzy własną bazę danych kandydatów, którą może wykorzystywać do kolejnych rekrutacji w ramach obowiązujących przepisów RODO. Pracodawca ma bezpośredni dostęp do danych kandydatów dopiero na etapie umawiania rozmów rekrutacyjnych (za co najczęściej musi już zapłacić).
2. Model powierzenia danych
Innym, rzadszym modelem jest powierzenie przetwarzania danych osobowych. W tym układzie rekruter działa na rzecz pracodawcy, co oznacza, że pracodawca jest głównym Administratorem Danych Osobowych, a agencja rekrutacyjna przetwarza dane w jego imieniu.
- Rekruter korzysta z wzorów dokumentów pracodawcy, np. klauzul zgód, i przetwarza dane zgodnie z wytycznymi firmy.
- W tym modelu to pracodawca ponosi pełną odpowiedzialność za przetwarzanie danych, w tym za ewentualne wycieki lub naruszenia ochrony danych spowodowane przez agencję rekrutacyjną.
- Nie ma możliwości prowadzenia rekrutacji ukrytej – kandydaci od początku znają tożsamość pracodawcy.
Model powierzenia danych wymaga większej kontroli ze strony pracodawcy, ale daje mu pełny nadzór nad procesem rekrutacyjnym.
Który model wybrać?
Wybór odpowiedniego modelu zależy od potrzeb i priorytetów firmy. Model ADO-ADO jest bardziej popularny, gdy zależy na szybkiej i mniej angażującej rekrutacji, gdzie agencja rekrutacyjna może prowadzić działania samodzielnie. Z kolei model powierzenia danych daje większą kontrolę nad danymi osobowymi kandydatów, co może być kluczowe w branżach, gdzie wrażliwość danych odgrywa istotną rolę.
Czy ryzyko da się przenieść na agencję?
Wielu pracodawców decyduje się na współpracę z agencjami rekrutacyjnymi, zakładając, że ryzyko związane z ochroną danych można przenieść na zewnętrzny podmiot. Niestety, nawet w modelu powierzenia przetwarzania danych, to pracodawca odpowiada za naruszenia RODO, które mogą wyniknąć z działalności agencji.
Dlatego ważne jest, aby w umowie z agencją jasno określić zasady przetwarzania danych oraz obowiązki obu stron, aby uniknąć niejasności i problemów związanych z odpowiedzialnością.
Podsumowanie
Współpraca z agencją rekrutacyjną to skuteczny sposób na znalezienie odpowiednich kandydatów, ale wymaga znajomości modelu współpracy i wynikających z niego obowiązków. Model ADO-ADO daje agencjom rekrutacyjnym większą elastyczność, ale model powierzenia danych zapewnia pracodawcy większą kontrolę. Niezależnie od wybranego modelu, kluczowe jest dbanie o zgodność z RODO i odpowiednie zabezpieczenia.
Potrzebujesz pomocy przy współpracy z agencją rekrutacyjną? Skontaktuj się ze mną, a pomogę Ci zadbać o prawidłowe przetwarzanie danych!